Séminaire, congrès, salon : quels frais déduire ?
Déduire les frais professionnels
Des frais. Se rendre à un séminaire professionnel, assister à un congrès ou participer à un salon professionnel aura pour conséquence d’engager un certain nombre de frais : frais d’inscription, frais de participation, frais de déplacement, frais de restauration, frais d’hébergement, etc.
Intérêt de l’entreprise. Par principe, un dirigeant qui se rend à un séminaire professionnel, à un salon ou un congrès et qui engage ce type de frais pourra en obtenir le remboursement par l’entreprise. Ces mêmes frais peuvent d’ailleurs être pris directement en charge par l’entreprise. La question qui se pose, sur le plan purement comptable et fiscal, est de savoir si ces frais sont déductibles. La réponse est affirmative dès lors qu’ils sont engagés dans l’intérêt de l’entreprise.
Frais professionnels. Il faut veiller à établir un lien entre la dépense effectuée et l’activité de l’entreprise. S’agissant de frais de congrès, le lien devrait pouvoir être établi sans trop de difficultés, à condition toutefois d’en justifier la réalité par un programme et une attestation de présence. C’est donc bien leur caractère professionnel qui assure à ces frais leur déductibilité. Ils ont bien été engagés par le dirigeant dans le but de représenter l’entreprise, participer à son développement, accroître son chiffre d’affaires, etc.
Ne pas déduire les frais personnels
D’autres frais ? À la faveur d’un séminaire ou d’un congrès, vous pouvez en profiter pour prolonger un séjour, vous faire accompagner de votre conjoint ou partenaire, étranger à l’entreprise. La question qui se pose, là encore, est de savoir si les frais engagés dans ce cadre, qu’il s’agisse des frais complémentaires de séjours ou des frais qui concernent la personne qui vous accompagne seront déductibles. Malgré la tentation évidente, il vaut mieux éviter de déduire ces frais.
Non déductibles. Ici, c’est l’absence de caractéristique professionnelle qui empêchera la déduction de ces frais : s’agissant de frais d’ordre privé, la société ne peut pas les prendre en charge.
Le risque : une requalification
La question. Que se passe-t-il si la société prend en charge l’intégralité des frais de congrès et de déplacement, même ceux qui ne se rapportent pas directement à ce déplacement professionnel ?
Le risque : un acte anormal de gestion. Si votre entreprise déduit des frais qui ne sont pas engagés dans son intérêt, l’administration pourra, dans l’hypothèse d’une vérification de comptabilité, opposer la théorie de l’acte anormal de gestion. Concrètement, l’administration considérera que la dépense se rapportant au voyage de votre conjoint ou partenaire n’est pas déductible, dans la mesure où ce dernier ne compte pas parmi les effectifs de l’entreprise. En outre, la dépense, payée par l’entreprise, qui n’est pas justifiée, est constitutive d’un « revenu distribué » : elle n’est pas déductible du bénéfice fiscal de l’entreprise et elle est imposée à votre nom au titre de l’impôt sur le revenu.
Conseils. Dans le cadre de ce type de déplacement, veillez à ne faire payer par la société que les dépenses qui ont un lien direct et professionnel avec le congrès, et bannissez tous les autres frais. Et pensez à bien conserver tous les justificatifs de déplacement (inscription au congrès et plaquette de présentation, billet de train ou d’avion ou détail des frais kilométriques pour s’y rendre, etc.).