GESTION - FINANCES - COMPTABILITÉ - 07.04.2020

Comment comptabiliser les acomptes ?

La comptabilisation des acomptes est particulièrement importante pour déterminer correctement votre chiffre d’affaires réel. Nos conseils pour que ces acomptes soient bien identifiés comme tels dans votre comptabilité si cette tâche vous incombe.

Une facture d’acompte ?

Une pièce comptable pas toujours impérative... Légalement, la facture d’acompte n’est rendue obligatoire que s’il s’agit de prestations de services ou de ventes de bien à des professionnels (en BtoB) ou de certaines livraisons de biens dans l’UE.

... mais recommandée. Cependant, même si la facture n’est pas obligatoire par la voie législative, nous vous recommandons fortement d’établir une facture validant la présence de cet acompte afin d’appuyer le mouvement financier constaté dans vos comptes par un document traçable. De plus, si vous êtes prestataire de service, vous serez dans l’obligation de collecter la TVA sur l’encaissement de l’acompte, même si vous avez opté à la TVA sur les débits. La facture d’acompte est donc un support utile tant à votre comptabilité qu’au suivi de la relation avec vos clients.

Un enregistrement comptable

Un compte d’attente. Lorsque la facture d’acompte est enregistrée en comptabilité, elle ne doit impacter aucunement votre chiffre d’affaires. La logique comptable tient en effet à ce qu’aucune activité ou aucun revenu n’est généré par l’acompte. L’acompte est donc enregistré dans votre comptabilité dans un compte « d’attente » qui sera soldé lorsque la prestation ou la vente aura effectivement lieu. À ce moment-là seulement, votre chiffre d’affaires enregistré correspondra à 100 % au prix de l’affaire. Le compte concerné par l’enregistrement de l’acompte est un compte dit de « tiers ». Son numéro comptable est le 4191 Clients-Avances et acomptes reçus sur commande.

Surtout pas un compte de produit ! Le risque d’enregistrer votre acompte en compte de produit équivaut à réaliser un chiffre d’affaires fictif. Cela reviendrait à anticiper du revenu sur l’année de la perception de l’acompte (N). L’effet serait alors de rehausser à tort votre résultat N, et de pénaliser d’autant celui de l’année suivante (N+1). Vous auriez alors une indication faussée pour les deux années avec un risque de prendre des décisions sur une base comptable erratique et aléatoire.

Exemple. Vous percevez un acompte en N de 3 000 € pour une affaire de 10 000 € en devis. Imaginons que les charges engagées en N+1 soient de 9 000 € pour cette affaire. Si vous passez en chiffre d’affaires votre acompte, vous aurez un bénéfice de 3 000 € en N et un déficit de 2 000 € en N+1 (7 000 de solde facture - 9 000 de coût) alors que la logique voudrait que seule N+1 ait un bénéfice de 1 000 € (10 000 - 9 000).

Conseil.  Il peut être possible sur votre logiciel de paramétrer l’enregistrement des factures d’acompte de la bonne manière en identifiant les acomptes par un numéro spécifique dédié aux acomptes.

Quel impact sur votre bilan ?

Techniquement, lorsque vous percevez votre acompte, ce dernier vous place dans une situation de dette. En effet, tant que vous n’avez pas rempli votre part du contrat en produisant le service ou en fournissant le bien, vous restez redevable de l’acompte qui serait remboursé. Par conséquent, vous pourrez retrouver cette information dans votre bilan, dans le passif, au niveau des dettes.

Quant à la facture de l’acompte, deux possibilités : soit vous avez encaissé le règlement de l’acompte, auquel cas votre trésorerie s’est améliorée ; soit vous n’avez pas perçu le règlement. Dans cette dernière configuration, la facture d’acompte apparaîtra également dans vos créances à l’actif. Il est donc possible que cette facture d’acompte soit à la fois en dette et en créance !

Les acomptes sont parfois enregistrés à tort comme étant du chiffre d’affaires, ce qui n’est pas le cas, au risque alors de constater une majoration anormale de votre bénéfice au détriment de celui de l’exercice suivant. Au bilan, l’acompte apparaîtra au niveau des dettes tant que la vente ne sera pas effective.

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