Assemblées générales d’associés 2020 à l’heure du Covid-19

Les sociétés commerciales, qui sont soumises en temps normal, sauf les SAS, à l’obligation de faire approuver leurs comptes annuels, dans les six mois de la clôture de l’exercice peuvent :

• recourir, à titre exceptionnel, à des modes alternatifs de tenue de l’assemblée d’approbation des comptes (conférence téléphonique, visioconférence, consultation écrite) ;
• reporter la tenue de l’assemblée au-delà des six mois qui suivent la clôture de l’exercice.

Les SAS sont également concernées : si elles ne sont pas tenues d’approuver leurs comptes dans les six mois de la clôture de l’exercice, elles doivent mettre en paiement les dividendes dans un délai de neuf mois suivant la clôture.

Tenir l’assemblée générale sans réunir les associés

Pour les assemblées qui doivent se tenir jusqu’au 31.07.2020, l’organe compétent pour convoquer l’assemblée générale (ou, le cas échéant, le représentant légal de la société agissant sur délégation de cet organe) peut décider que celle-ci se tiendra hors la présence physique des participants ou par conférence téléphonique ou audiovisuelle (ord. 2020-321 art. 4, al. 1) . En cas de délégation, le décret 2020-418 précise que celle-ci doit faire l’objet d’un écrit, quel qu’en soit le support (papier ou électronique notamment) et doit être limitée dans le temps (art. 2) .

Modalités. Les membres de l’assemblée pourront participer ou voter selon les modalités fixées par l’auteur de la convocation (p.ex. envoi d’un pouvoir, vote à distance ou, si l’auteur de la convocation le décide, visioconférence ou recours à des moyens de télécommunication). Les décisions seront alors considérées comme régulièrement prises (art. 4, al. 2) .

Les membres de l’assemblée et les autres personnes ayant le droit d’y assister doivent être avisés par tout moyen permettant d’assurer leur information effective de la date et de l’heure de l’assemblée ainsi que des conditions dans lesquelles ils pourront exercer l’ensemble des droits attachés à leur qualité (art. 4, al. 3) .

Recours à une conférence téléphonique ou audiovisuelle. Le recours à une conférence téléphonique ou audiovisuelle permettant l’identification des participants à l’assemblée est possible, y compris pour faire approuver les comptes annuels et même en l’absence de clause statutaire l’autorisant ou en présence d’une clause statutaire prévoyant la tenue d’une assemblée.

Les moyens techniques mis en œuvre doivent alors transmettre au moins la voix des participants et satisfaire à des caractéristiques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations (ord. 2020-321 art. 5) , comme c’est le cas pour les assemblées générales auxquelles, en vertu des statuts, il est déjà possible de participer par visioconférence ou par des moyens de télétransmission permettant l’identification des participants (C. com. art. L 225-107, II et R 225-97 pour les sociétés anonymes – SA et, sur renvoi de l’art. L 226-1, pour les sociétés en commandite par actions – SCA ; C. com. art. L 223-27, al. 3 et R 223-20-1 pour les SARL) .

Dans les sociétés autorisées par la loi à prendre les décisions d’assemblée générale par voie de consultation écrite (cas, notamment, des SARL et des SNC mais pas des SA), l’auteur de la convocation peut décider de recourir à cette faculté, même pour faire approuver les comptes, sans qu’une clause des statuts ne soit nécessaire à cet effet ni ne puisse s’y opposer (ord. 2020-321 art. 6) .

Information préalable. En cas de recours à l’un des modes alternatifs de tenue de l’assemblée générale alors que tout ou partie des formalités de convocation de l’assemblée ont déjà été accomplies, les membres de l’assemblée doivent être avertis de cette décision par tous moyens permettant d’assurer leur information effective trois jours ouvrés au moins avant la date de l’assemblée, sans préjudice des formalités qui restent à accomplir à la date de la décision (ord. 2020-321 art. 7, I) .

Sociétés cotées. Par dérogation à ce qui précède, les sociétés dont les titres financiers (actions ou autres titres) sont admis aux négociations sur un marché réglementé ou un système multilatéral de négociation doivent procéder à cette information « dès que possible » par voie de communiqué dont la diffusion effective et intégrale est assurée par la société, sans préjudice des formalités qui restent à accomplir à la date de la décision prise par l’organe ou son délégataire (art. 7, II) .

Approbation des comptes

L’allongement du délai donné aux groupements de droit privé pour approuver leurs comptes annuels ou pour convoquer l’assemblée générale appelée à approuver ces comptes vise essentiellement à permettre aux entreprises, dont les travaux d’établissement ou d’audit des comptes étaient en cours lors de la mise en place des mesures de restriction prises par le gouvernement, de bénéficier de quelques mois supplémentaires pour achever ces travaux et faire approuver leurs comptes annuels par les associés dans les meilleures conditions possibles (ord. 2020-318) .

Cette mesure de faveur est réservée aux groupements clôturant leurs comptes entre le 30.09.2019 et le 24.06.2020(art. 3, II) . En sont exclus les groupements dont le commissaire aux comptes a émis son rapport sur les comptes avant le 12.03.2020 (art. 3, I) .

Prorogation de trois mois. Le délai imposé par les textes pour tenir l’assemblée générale d’approbation des comptes annuels (dans les six mois de la clôture de l’exercice) est prorogé de trois mois(art. 3, I) .

Exemple. Une société commerciale dont l’exercice coïncide avec l’année civile a ainsi jusqu’au 30.09.2020 (au lieu du 30.06.2020) pour faire approuver ses comptes annuels 2019 par l’assemblée générale.

Ce report de la tenue de l’assemblée générale laisse plus de temps à la société pour établir les documents qui seront soumis aux participants, comme les comptes annuels et, pour les sociétés tenues de l’établir, le rapport de gestion.

Délibérations des organes collégiaux à distance

Comme les assemblées générales, les séances des organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction peuvent se tenir, y compris pour arrêter les comptes annuels, au moyen d’une conférence téléphonique ou audiovisuelle permettant l’identification de leurs membres et garantissant leur participation effective sans qu’une clause des statuts ou du règlement intérieur soit nécessaire à cet effet ni ne puisse s’y opposer (ord. 2020-321 art. 8, al. 1 et 3) .

Comme pour les assemblées générales, les moyens techniques mis en œuvre doivent alors transmettre au moins la voix des participants et satisfaire à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations (art. 8, al. 2) .

Les décisions, notamment d’arrêté des comptes, prises par les organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction peuvent aussi être prises par voie de consultation écrite de leurs membres dans des conditions assurant la collégialité de la délibération, et ce, sans qu’une clause des statuts ou du règlement intérieur ne soit nécessaire à cet effet ni ne puisse s’y opposer (ord. 2020-321 art. 9) .

Et si la société maintient la tenue physique de l’assemblée ?

Des mesures facultatives. Les mesures d’exception sont facultatives et non obligatoires. Pour autant, toute réunion mettant en présence de manière simultanée plus de 100 personnes en milieu clos ou ouvert est interdit sur le territoire de la République jusqu’au 11.05.2020 (décret 2020-293 du 23.03.2020 art. 7 modifié par le décret 2020-423 du 14.04.2020 art. 1, JO du 14.04) .

Violation de l’interdiction de circulation. Une société convoquant plus de 100 personnes à une assemblée générale appelée à se tenir physiquement serait en infraction avec cette interdiction. Si une société maintenait sa décision de convoquer jusqu’à 100 personnes à une assemblée « physique », ceux qui s’y rendraient violeraient l’interdiction de circulation (interdiction de tout déplacement hors de son domicile jusqu’au 15.04.2020 qui a été prolongée jusqu’au 11.05.2020 par l’article 1 du décret 2020-423 précité).

Les dirigeants sociaux engageraient donc leur responsabilité s’ils maintenaient la décision de réunir l’assemblée sauf si l’assemblée se tenait en un lieu où l’ensemble des participants se trouvent déjà (cas de l’assemblée d’une société de famille, par exemple).