CONTRÔLE INTERNE - 07.05.2020

Comment structurer la fonction conformité dans l’entreprise ?

Dans le cadre de la mission qui lui a été confiée par la loi dite « Sapin II », l’Agence française anticorruption (AFA) a publié en décembre 2019 la deuxième version de son guide pratique destiné à aider les entreprises à structurer une fonction conformité efficace.

La notion de conformité ?

La conformité anticorruption peut être définie comme l’ensemble des mesures et procédures destinées à prévenir et détecter les atteintes à la probité (corruption et trafic d’influence en particulier), commises par l’entreprise elle-même, ses dirigeants, ses collaborateurs ou les tiers avec lesquels l’entreprise est en relation.

Un enjeu stratégique relevant de la responsabilité de la direction

Leur responsabilité à l’égard des parties prenantes de l’entreprise (actionnaires, collaborateurs, fournisseurs, clients, pouvoirs publics, etc.) implique que les instances dirigeantes se donnent les moyens d’identifier et de maîtriser les risques auxquels l’entreprise est exposée, a fortiori dans un contexte de concurrence accrue et de complexification des normes, en France comme à l’étranger.

À ce titre , elles :

  • définissent l’organisation de la fonction conformité anticorruption par la désignation d’un responsable disposant d’une autonomie suffisante et de moyens adaptés ;
  • veillent au déploiement d’un dispositif anticorruption adapté aux risques de l’entreprise en y associant les fonctions concernées et en s’assurant de son efficacité ;
  • veillent à l’amélioration continue de ce dispositif par son évaluation régulière et son actualisation lorsqu’il y a lieu.

La désignation d’un responsable de la fonction conformité témoigne de l’engagement des instances dirigeantes sur les sujets de la prévention et de la détection de la corruption.

À noter. L’AFA rappelle que seul le dirigeant de l’entreprise est responsable devant la commission des sanctions de l’AFA en cas de manquement à l’article 17 de la loi dite Sapin II (outre la personne morale qu’il représente).

Une fonction transverse

Les missions de la fonction conformité anticorruption sont transverses et impliquent une coordination avec les autres fonctions de l’entreprise afin que le dispositif anticorruption s’applique efficacement à toutes ses composantes et à tous ses collaborateurs.

En pratique. Il peut s’avérer utile de spécifier, dans la lettre de mission du responsable de la fonction conformité anticorruption, les modalités d’interaction avec les autres fonctions de l’entreprise. Il peut également être utile d’élaborer une matrice des responsabilités et des rôles de l’ensemble des intervenants au sein de l’entreprise (département audit, DRH, direction financière, etc.).

Par ailleurs, selon la taille de l’entreprise, il peut être envisagé de constituer un réseau de référents, associant les acteurs métier, afin de faciliter le déploiement du dispositif anticorruption.

Les attributions du responsable de la fonction conformité

Le périmètre de ses interventions est précisé par les instances dirigeantes en fonction des choix organisationnels et stratégiques retenus ainsi que des caractéristiques de l’entreprise.

À noter. Cette fonction peut, selon les organisations, être déployée en lien avec des missions connexes, telles que l’éthique, la RSE, la déontologie, la lutte contre le blanchiment d’argent, la protection des données personnelles, ...

Le contenu des missions . La fonction conformité a notamment pour mission de :

  • concevoir et piloter le dispositif anticorruption ;
  • diffuser la culture anticorruption ; et
  • rendre compte de la mise en œuvre et de l’efficacité du dispositif anticorruption aux instances dirigeantes.

Le responsable de la fonction est directement impliqué dans l’élaboration et le suivi des huit mesures qui constituent le dispositif anticorruption tel que défini par la loi dite « Sapin II », en particulier :

  • la cartographie des risques ;
  • le code de conduite ;
  • le dispositif de formation ;
  • la procédure d’alerte interne ;
  • l’évaluation de l’intégrité des tiers ;
  • les procédures de contrôles comptables.

Les moyens et responsabilités . Dans tous les cas, il importe de veiller à ce que la fonction conformité soit dotée des moyens humains et financiers nécessaires à l’exercice de ses missions et ait accès à toute information utile relative à l’activité de l’entreprise.

À noter. Il doit aussi être impliqué dans la mise en œuvre des projets stratégiques et dans les prises de décisions structurantes pour l’entreprise (par exemple, fusions, acquisitions, constitution de partenariats, etc.).

Le responsable de la fonction conformité rend compte aux instances dirigeantes du déploiement et du fonctionnement du dispositif anticorruption de l’entreprise (établissement de rapports formels).

Le titulaire du poste

Positionnement dans l’organisation. Dans certaines entités, la fonction conformité anticorruption pourra être confiée au responsable d’une autre fonction (juridique, financière, etc.), alors que dans d’autres cas, il sera placé à la tête d’une équipe dédiée.

Important. Le responsable de la conformité anticorruption est toujours un salarié, même si la société peut avoir recours à un prestataire de services pour l’établissement ou la mise à jour de son dispositif de conformité anticorruption.

Son positionnement dans l’organisation doit pouvoir garantir l’objectivité de ses appréciations et son autonomie vis-à-vis des autres fonctions.

À noter. Le rattachement du responsable de la fonction conformité anticorruption à la direction générale et sa participation au comité de direction témoignent de l’engagement des instances dirigeantes dans la prévention de la corruption.

Les qualités requises du responsable de la conformité. Il doit posséder le sens des relations, des capacités managériales ainsi que des qualités d’impartialité et de discrétion.

Il doit également disposer d’une connaissance solide des réglementations à mettre en œuvre ainsi que d’une expérience réelle des méthodes de cartographie et de gestion des risques.

Bien que dépourvu de toute portée juridiquement contraignante, ce guide présente le cadre général garantissant une fonction conformité efficace. Nul doute que les préconisations qu’il contient seront analysées dans l’hypothèse d’un contrôle diligenté par l’AFA.

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