FRAIS ET CHARGES PROFESSIONNELS - 22.05.2020

Frais de représentation que pouvez-vous déduire réellement ?

Qui n’a pas hésité, ou été tenté, devant une facture de procéder à sa déduction en espérant échapper au contrôle du fisc ? Pour déduire en toute tranquillité mieux vaut connaître les différentes spécificités et subtilités de la réglementation fiscale notamment en matière de frais de représentation.

Déduction forfaitaire de 2 % et Secteur 1

Régime de la déclaration contrôlée. Si vous relevez du régime de la déclaration contrôlée (déclaration n° 2035) , vous devez normalement enregistrer l’ensemble de vos frais professionnels pour leur montant réel. À titre dérogatoire, les médecins conventionnés du secteur I sont autorisés à ne pas tenir la comptabilité réelle de certains de leurs frais professionnels, qui sont les suivants : représentation, réception, prospection, cadeaux professionnels, travaux de recherche, blanchissage et petits déplacements. Vous avez alors la possibilité de déduire ces frais sous la forme d’un abattement de 2 % (BOI-BNC-BASE-40-60-40-20) . Et sachez que l’option pour cet abattement de 2 % est exclusive de toute déduction de frais réels de même nature.

Attention !  Les deux modes de déduction (déduction des frais réels ou abattement de 2 %) sont exclusifs l’un de l’autre. C’est-à-dire, qu’ils ne peuvent ni coexister (déduire pour les frais de représentation leur montant réel et pour les autres frais l’abattement par exemple), ni être utilisés successivement au cours d’une même année.

À noter 1. Cette option doit être faite en début de chaque année (BOI-BNC-BASE-40 §130) .

À noter 2. Si vous êtes adhérant auprès d’une association de gestion agréée (AGA), vous êtes soumis à ce titre à certaines obligations et plus particulièrement à l’obligation d’indiquer dans votre comptabilité toutes les opérations réalisées sur vos comptes bancaires professionnels. Ainsi, si vous souhaitez opter pour la déduction forfaitaire de 2 %, vous devez inscrire toutes les dépenses couvertes par cette évaluation forfaitaire dans le compte intitulé « compte de l’exploitant » (les sommes transitant sur votre compte bancaire sont ainsi comptabilisées, mais votre bénéfice n’est pas impacté).

Bon à savoir ! L’inscription des frais correspondant à un poste de charges en cours d’année vaut renonciation à l’option.

Régime du micro-BNC. Si vous relevez du régime des micro-BNC (dont la limite d’application vient d’être relevée désormais à 72 600 € contre 70 000 € précédemment), aucune déduction ne peut être envisagée, puisque par définition ce régime vous permet un abattement de 34 % au titre de vos charges de l’année.

Exercice en société. Si vous exercez votre activité au sein d’une société de personnes (SCP...), le bénéfice imposable est déterminé au niveau de la société. Ainsi, l’abattement de 2 % n’est applicable qu’aux sociétés qui sont exclusivement composées de médecins conventionnés du secteur I ou de praticiens admis à pratiquer cet abattement.

Montant réel pour certaines charges !

Frais de prothèses auditives et dentaires : une déduction sous conditions et encadrée. Les dépenses liées à l’acquisition de prothèses dentaires ou auditives peuvent être admises en déduction. En effet, l’administration précise à cet égard, que ce n’est que dans des situations très exceptionnelles, pour tenir compte des conditions d’emploi dont les fonctions exigent un contact direct et permanent avec le public, que ces frais de prothèse peuvent être regardés comme ayant un caractère professionnel (BOI-BNC-BASE-40-10 §50) . La déduction n’est toutefois pas intégrale, car le fisc n’admet la déduction que de 50 % du restant à charge après remboursement par les divers organismes sociaux, mutuelles et organismes de prévoyance.

Attention !  La tolérance offerte par le fisc est cependant d’application stricte, et les frais d’appareillage optique ne sont, à ce jour, toujours pas admis en déduction.

Bon à savoir. Un parlementaire a demandé une évolution en la matière, mais le gouvernement n’a à ce jour toujours pas apporté de réponse (QP Hetzel n° 3738 du 12.12.2017) .

Dépenses vestimentaires. Ces dépenses ne sont déductibles que dans la mesure où elles correspondent à l’acquisition de vêtements de travail spéciaux. Ainsi, aucune déduction n’est admise lorsque les vêtements ne se distinguent pas de ceux portés dans les circonstances courantes de la vie (BOI-BNC-BASE-40-60-60 §310) . Si la déduction de l’achat de votre blouse peut être admise, il en va différemment de votre costume, tailleur, chaussures de ville ou autres éléments vestimentaires.

Les frais de blanchissage du linge professionnel (blouses, draps d’examen, ...) constituent une charge déductible, mais à charge pour vous de conserver les factures utiles. Et, si toutefois, vous n’avez pas recours au service d’un pressing et/ou blanchisserie, et que vous procédez à ce nettoyage à votre domicile, les frais peuvent être quand même être déduits. Ainsi, les dépenses de l’espèce peuvent être évaluées par référence au tarif pratiqué par les blanchisseurs, à la condition qu’il soit conservé trace (par une mention mensuelle dans votre livre-journal) des calculs que vous avez effectués pour pratiquer une telle déduction [exemple : x blouses à x €] (BOI-BNC-BASE-40-60-30 §370) .

Attention !  Certains pourront vous dire qu’à titre de tolérance il est possible de déduire trois costumes par an, d’autres vous diront que la déduction est admise si la valeur ne dépasse pas 500 €... éléments en totale contradiction avec les éléments ci-dessus rappelés. Sachez que le fisc au cas de contrôle n’hésitera pas à réintégrer de tels frais ou même, votre AGA, dans le cadre des nouveaux contrôles (EPS : examen périodique de sincérité) qui lui sont assignés, pourra très rapidement relever ces frais et vous demander de procéder aux réintégrations qui s’imposent.

Frais de réception et de congrès. Ces frais ne sont déductibles que dans la mesure où ils ont un rapport direct et certain avec votre profession et où leur montant est effectivement justifié. Ainsi, sachez que par exemple la déduction d’un séjour au ski en famille ne pourra pas être admise et l’administration au cas de contrôle pourra rapidement trouver des éléments permettant de déceler l’objet du déplacement (frais de péage, frais de repas avec des menus enfants, horaires atypiques des repas...).

À noter. Les frais de restaurant correspondant à des repas d’affaires ou à des repas pris dans le cadre de voyages professionnels (congrès, séminaires par exemple) ont le caractère de dépenses professionnelles. Leur déduction est donc admise dès lors qu’elles sont exposées dans l’intérêt de l’exploitation, qu’elles sont dûment justifiées et qu’elles sont dans un rapport normal avec votre activité et l’avantage attendu. Il est impératif de conserver et de disposer de factures (un simple ticket de caisse ou un simple reçu de carte bancaire ne sera jamais un élément de preuve suffisant).

Attention !  Les dépenses à caractère personnel ou somptuaire, exposées à l’occasion de congrès, ainsi que les frais de voyage et de séjour de votre conjoint ne peuvent, en aucun cas, être admis en déduction. Votre AGA dans le cadre de ses contrôles, mais également l’administration fiscale, pourront vous demander s’il est procédé à une telle déduction de modifier votre déclaration, en réintégrant ces sommes déduites à tort.

Bon à savoir. Dans le cadre des déplacements professionnels, les frais de repas ne sont pas encadrés dans les limites que vous pouvez appliquer pour vos repas du quotidien avec les limites de 4,90 € et 19 € TTC pour 2020 (plancher et plafond pour vos frais de repas pris seul sur votre lieu d’exercice du fait de l’éloignement de votre domicile). Ainsi, sachez que pour des frais de repas exposés dans le cadre d’un déplacement, une facture de 30 € pourra être admise en déduction intégrale alors que pour les frais de repas quotidien la déduction admise pour une facture du même montant sera seulement de 14,10 €, ce qui représente la différence entre 19 € et 4,90 € : le surplus étant considéré comme une dépense à caractère personnel.

Le diable se cache toujours dans le détail. Avant de procéder à une déduction de vos frais, pensez à solliciter votre conseil afin d’apprécier s’il n’existe pas une mesure spécifique excluant la déduction ou la limitant, car de tels frais sont scrutés de très près par le fisc en cas de contrôle et souvent redressés !

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