Comment mettre en place une comptabilité par affaire ?

Avant-propos. La comptabilité n’a pas été conçue pour être un instrument de pilotage. La finalisation de vos comptes a en réalité pour objectif de satisfaire une liasse fiscale. Cette liasse transmise aux impôts permet des comparaisons faciles entre les différentes entreprises ayant un métier similaire. Elle permet donc un contrôle aisé lorsque des charges, classées par nature, dérogent à des normes déduites pour chaque activité, référencée par un code APE. Par conséquent, les chiffres produits peuvent vous indiquer le montant global des assurances ou des matières premières achetées par exemple, mais ils ne sont pas conçus pour définir des coûts individualisés d’affaire.

Une comptabilité de gestion

La réalisation d’une comptabilité dite « de gestion » est donc une approche complémentaire à votre comptabilité dite « financière » que vous produisez chaque année. À l’évidence, les deux comptabilités se rejoignent puisqu’elles ont une source d’information identique. La comptabilité de gestion est en effet un aménagement différent des chiffres donnés par la comptabilité financière avec les mêmes matériaux. Le classement des informations comporte une différence de rangement, mais l’information reste fondamentalement identique.

Exemple. Vous avez une facture de matières de 1000 € HT. Dans la comptabilité financière, cette facture sera enregistrée dans un compte numéroté 601 et il se cumulera avec l’ensemble de vos achats de même nature pour donner en fin d’exercice un coût des matières premières. En comptabilité de gestion, vous pourrez sectionner le montant des matières en lui donnant des affectations d’affaires, numérotées librement par vos soins. Ainsi les 1 000 € HT de matières peuvent être répartis entre l’affaire 101 pour 400 € et l’affaire 256 pour 600 €.

Bon à savoir. Contrairement à la comptabilité financière, seuls les montant HT vous intéressent pour déterminer les rentabilités des affaires.

Créez des codes analytiques

La base du travail consiste donc à élaborer un système de codification libre et propre à votre entreprise pour que les affectations de factures soient facilitées.

Conseil. Évitez au maximum les codes alphanumériques pour garder une formation numérique seule. L’intérêt parait anodin, mais il comporte au moins deux avantages : gagner du temps à la saisie, ce qui est très significatif contrairement aux idées reçues ; et avoir une architecture de codes ayant du sens, cadrée et comportant des clefs uniques (indispensables pour la lisibilité et le traitement de l’information).

L’outil informatisé

La saisie des informations est ensuite réalisée selon deux modes :

1. soit vous acquérez un module complémentaire de votre logiciel comptable qui permettra une double affectation de la facture dans votre logiciel, une comptable et une de gestion ;
2. soit vous traitez sur un tableur l’information donnée par les factures par une deuxième saisie. En dehors de votre comptabilité vous gérerez alors une information de gestion par affaire avec des sous-totaux automatisés. Si une bonne connaissance d’Excel est nécessaire pour la mise en place de l’outil, seule quelques notions pour l’utilisateur seront suffisantes pour alimenter votre base de données.

Conseil. Pour une TPE, la seconde solution peut convenir alors que, lorsque vous avez une multitude d’intervenants dans l’entreprise sur le process administratif, le logiciel dédié est la solution la plus adaptée pour gérer les saisies multiples.