Pour aller plus loin

Relatif aux traitements de données à caractère personnel mis en oeuvre dans le cadre de la gestion locative

[Notice]

Gestion locative : le référentiel de la CNIL est publié

Le référentiel CNIL : en droit

Pour l’application du RGPD... Dans le cadre de ses activités, tout professionnel doit prendre en compte le « règlement général sur la protection des données personnelles » (RGPD), prévu par le droit européen (règl. (UE) 2016/679 du 26.04.2016) . En droit interne, un nouveau cadre légal et réglementaire est à prendre en compte, à la suite d’une réforme qui a impliqué une vaste refonte de la loi n° 78-17 du 06.01.1978 (dite loi « Informatique et Libertés »). En pratique, un agent immobilier (AI) et/ou ADB doit notamment prendre en compte le RGPD, pour des activités en location. Il doit faire le nécessaire pour se mettre en conformité avec le RGPD, et la loi. Au plan déontologique, il se doit de veiller au bon « respect » de la loi (C. déont. art. 3) .

Un référentiel en gestion locative... Comme expliqué dans un conseil (A&C Immobilier, 16e année, n° 20, p. 1, 22.01.2021) , la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) a diffusé un « projet de référentiel relatif aux traitements de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de la gestion locative » . À la suite de la consultation publique sur le projet, le référentiel définitif a été adopté par une délibération de la CNIL, publiée au Journal Officiel (CNIL délib. n° 2021-057 du 06.05.2021, JO du 27.05.2021) .

À prendre en compte côté AI/ADB... Le référentiel remplace l’ancienne norme simplifiée (dite n° 21 ou NS-021) qui n’a plus de valeur juridique depuis l’entrée en vigueur du RGPD. Si le référentiel n’a pas de « valeur contraignante » (référentiel, point 8/) , nous conseillons vivement à tout AI/ADB de prendre en compte le référentiel dans le cadre de ses activités. Veillez à le diffuser à vos collaborateurs (gestionnaires locatifs...).

Conseil. Un professionnel peut écarter du référentiel, au vu de besoins particuliers, mais il faut alors pouvoir en justifier (référentiel point 9) .

Le référentiel CNIL : en pratique

Pour qui ? Le référentiel s’adresse à toute personnes physique ou morale qui, à titre professionnel, met en location un local à usage d’habitation ou à usage mixte professionnel et d’habitation, et qui constitue la résidence principale du locataire, au sens de la loi n° 89-462 du 06.07.1989. Le référentiel s’adresse notamment aux professionnels de l’immobilier mandatés par des propriétaires pour la mise en location de logements et/ou des mandats de gestion (AI/ADB). Le référentiel n’a pas vocation à s’appliquer aux traitements mis en œuvre par des organismes dans le cadre de la gestion d’un patrimoine immobilier à caractère social, ainsi qu’aux traitements mis en œuvre dans le cadre de locations saisonnières.

Pour quoi ? Le référentiel concerne la mise en œuvre des traitements automatisés ou non (fichiers « papier ») de données à caractère personnel en gestion locative (lato sensu). Le référentiel fournit un outil d’aide à la mise en conformité à la réglementation RGPD, et vise à respecter les principes et règles applicables pour la protection des données. Le référentiel concerne l’ensemble des traitements pouvant être mis en œuvre dans le cadre d’activités locatives, et toutes les phases d’une location d’un produit (recherche de logement, gestion, fin d’un bail, ...). Notez que seule une personne habilitée au titre de ses missions ou fonctions peut accéder aux données à caractère personnel traitées, dans la stricte limite de ses attributions. P.ex. si un gestionnaire locatif peut être habilité à accéder aux données, tel n’est pas le cas pour un commercial chargé de la prospection.

Conseil. Le référentiel constitue également une aide à la réalisation d’une analyse d’impact relative à la protection des données (AIPD).

Référentiel sur https://www.alertesetconseils.fr , Annexes, année 17, n° 9.