FRAIS PROFESSIONNELS ‑ OBLIGATION - 29.09.2022

Frais professionnels : le contrat lie l’employeur

Les principes du paiement des frais

Les grandes règles. En l’absence de dispositions légales, c’est la jurisprudence qui a dégagé les règles du remboursement des FP par l’employeur :

• même si le contrat ou la CC ne prévoient rien, les frais que le salarié justifie avoir exposés pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’employeur ne s’imputent pas sur sa rémunération et doivent lui être remboursés ;
• toute clause prévoyant que ces frais sont à la charge du salarié ne s’applique pas (Cass. soc. 25‑3‑2010 n° 08‑43.156)  ;
• mais il est possible de prévoir que les frais resteront à la charge du salarié moyennant le paiement d’une allocation forfaitaire pour frais, à condition qu’elle soit distinguée, proportionnée aux frais engagés (Cass. soc. 8‑7‑2020 n° 18‑24.546) et que la rémunération nette de frais atteigne chaque mois au moins le Smic (Cass. soc. 20‑6‑2013 n° 11‑23.071) ou mini conventionnel plus élevé ;
• le salarié peut réclamer le remboursement de ses frais même s’il ne l’a pas fait pendant plusieurs années (Cass. soc. 27‑3‑2019 n° 17‑31.116) .

Les modalités pratiques. Ce sont très souvent les CC ou accords collectifs qui prévoient les modalités de remboursement des frais, soit au réel sur justificatifs, soit via des allocations forfaitaires. Sont alors aussi en principe prévues les circonstances ouvrant droit à ces remboursements de frais, et l’employeur doit se conformer aux règles prévues.

Des frais figurant au contrat

Les faits. Ici, le contrat du salarié prévoit l’indemnisation forfaitaire de l’ensemble des frais engagés dans le cadre de son activité, et l’employeur considère qu’ils sont couverts par le paiement de « primes logistiques » figurant sur les bulletins de paie. À la rupture de son contrat, le salarié demande le paiement de ses frais, et produit notamment une attestation kilométrique à l’appui de sa demande.

La solution. Les juges d’appel, qui rejettent la demande du salarié au motif qu’il ne démontre pas que des frais lui restent dus et ne les justifie pas, sont censurés. En effet, dès lors que le contrat de travail prévoyait l’indemnisation forfaitaire des frais, l’employeur devait s’y conformer (Cass. soc. 25‑5‑2022 n° 20‑21.967) .

Conseil. Notez bien que pour être applicable, la clause du contrat prévoyant les modalités d’indemnisation des frais doit respecter les principes jurisprudentiels édictés, ce qui était le cas ici.