Mettre en place un RI : conseils pratiques

Les représentants du personnel

Le règlement intérieur (RI) doit en premier lieu être soumis pour avis aux représentants du personnel c’est à dire le comité d’entreprise (CE) ou, à défaut, les délégués du personnel (DP) ainsi qu’au comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) s’agissant des dispositions qui relèvent de la protection de la santé et de la sécurité.

Remarques. L’employeur est libre de prendre, ou non, en compte les observations des représentants du personnel. Celles-ci seront, en tout état de cause, mentionnées dans le PV de la réunion du CE et/ou du CHSCT. Si ce sont les DP qui ont été consultés, il faut impérativement reporter leurs remarques dans le registre spécial des ­délégués du personnel. En effet, le(s) PV ou ­l’extrait du registre spécial seront transmis à l’inspecteur du travail.

L’affichage obligatoire du RI

Le RI nouvellement mis en place ou modifié doit être affiché dans l’entreprise à une place convenable aisément accessible dans les lieux où le travail est effectué, ainsi que dans les locaux et à la porte des locaux où se fait l’embauchage (C. trav. art. R 1321-1 et suivants).

À noter. Cette mesure de publicité rend les dispositions du RI opposables aux salariés, ceux-ci étant supposés en avoir pris ou pu en prendre connaissance.

Attention ! Pour certaines entreprises, l’application de ces dispositions peut s’avérer compliquée. Le personnel peut en effet être réparti en plusieurs bâtiments, sur plusieurs étages ne communiquant pas forcément entre eux, il peut exécuter son activité à domicile (télétravail)...

L’application à la lettre de ces dispositions semble difficile dans ce cas. Il est alors conseillé :

• de procéder à un affichage tout près des panneaux syndicaux ou des panneaux réservés à l’information du personnel ;

• de reporter le RI dans un livret d’accueil remis à chaque salarié en place et nouvel embauché ;

• de le rendre accessible, par exemple, sur le ré­­seau Intranet de l’entreprise.

Dépôt et communication

Le dépôt au greffe du CPH. Une copie du RI ou de ses modifications doit, concomitamment à son affichage, être déposée au secrétariat-greffe du Conseil de prud’hommes.

La communication à l’inspecteur. En mêmetemps que l’employeur procède à l’affichage et au dépôt du règlement intérieur, celui-ci doit en envoyer deux exemplaires à l’inspection du travail, accompagnés des observations émises par les représentants du personnel.

En pratique, il faut joindre à cet envoi l’extrait du procès-verbal des réunions du CE et du CHSCT et/ou l’extrait adéquat du registre spécial des DP.

À noter. L’inspecteur du travail procède à la ­vérification des nouvelles dispositions du RI par rapport aux restrictions légales et jurisprudentielles. Sa décision peut être contestée devant le ministre du Travail ou le tribunal administratif.

La date d’entrée en vigueur du RI

Le RI doit indiquer sa date d’entrée en vigueur. Celle-ci doit être postérieure d’au moins un mois à son affichage ou à son dépôt.

Remarque. Tant que le dépôt, l’affichage et la transmission du RI à l’inspection du travail n’ont pas été effectués, l’employeur ne peut l’appliquer.