Et si vous utilisez votre véhicule personnel ?

Un remboursement de frais possible

Un remboursement autorisé. Dans le cadre d’une société relevant du régime fiscal de l’impôt sur les sociétés (IS), le dirigeant qui utilise son véhicule pour des besoins dit « professionnels » est autorisé effectivement à se faire rembourser.

À prévoir...  D’un point de vue juridique, ce défraiement est rendu possible suite à une disposition prévue noir sur blanc dans les statuts de la société, ou bien à une décision des associés (ou de l’associé unique) actée dans un procès-verbal. Une formalité importante dans la mesure où elle évitera ultérieurement toute contestation quant à la nature des sommes perçues, et de tomber sous le coup d’une qualification d’abus de bien sociaux. De plus, d’un point de vue comptable cette fois-ci, la décision constitue un justificatif pour passer l’écriture correspondante.

Un remboursement non taxable. Côté dirigeant, la somme correspondante n’est pas fiscalisée à l’impôt sur le revenu (IR) étant entendu qu’il s’agit d’un simple remboursement de frais, le même montant n’étant pas non plus soumis à cotisations sociales. Côté société, ce remboursement constitue une charge qui contribue à diminuer d’autant son résultat annuel taxable.

En pratique, le remboursement opéré par la société pourra être réalisé après chaque déplacement mais le sera plus vraisemblablement périodiquement : chaque fin de mois, par exemple.

Un remboursement : comment ?

Frais réels. Le remboursement peut se faire sur la base des frais réels, sur présentation des différents justificatifs tels que les notes de carburant.

Frais forfaitaires. Il peut également être forfaitaire, calculé sur la base du barème kilométrique instauré par l’administration fiscale. L’indemnité compense la dépréciation du véhicule, les frais de réparation et d’entretien, les dépenses de pneumatiques, la consommation de carburant ainsi que les primes d’assurances. Certains frais ne sont pas couverts par le barème et sont déductibles pour leur montant réel, conformément à la liste exhaustive prévue par l’article 83 du Code général des impôts, après présentation des pièces justificatives évidemment : frais de péages d’autoroutes, intérêts annuels du crédit du véhicule (retenus au prorata de l’utilisation professionnelle), frais de parcmètres ou de parkings.

Un barème kilométrique sous conditions... Pour utiliser le forfait kilométrique, vous devez être en mesure de justifier du kilométrage réalisé ainsi que du caractère professionnel de celui-ci ce qui implique la tenue quotidienne d’un agenda détaillé, indiquant notamment les informations suivantes : la nature de chaque déplacement, le nom et l’adresse des personnes rencontrées, l’objet de la rencontre, et bien sûr le nombre exact de kilomètres parcourus. Par ailleurs, vous devez être propriétaire du véhicule (ou votre conjoint). La carte grise fait foi ce qui implique, en cas de cession du véhicule, de bien conserver le duplicata, dans l’hypothèse d’un contrôle fiscal.

Attention ! Le remboursement ne concernera jamais les déplacements domicile-siège social : le chef d’entreprise qui percevrait des indemnités à ce titre bénéficierait en réalité d’un avantage en nature. Du coup, la somme correspondante serait imposable à l’impôt sur le revenu et assujettie à charges sociales !