L’importance de vos fichiers d’écritures comptables (FEC) !

Avant-propos. Le rôle du FEC dans le contrôle fiscal n’est pas toujours compris des entreprises. Au-delà du respect des contraintes liées au format du fichier des écritures comptables, l’administration peut mettre en œuvre des contrôles précis sur chaque écriture comptable de votre entreprise, et repérer par exemple des erreurs en matière de TVA.

Apportez une attention particulière...

Sur la forme du FEC. Certains FEC sont « bricolés » grâce à diverses manipulations informatiques, ce qui entraîne des décalages de lignes, cause d’une incohérence générale du FEC. C’est souvent le cas lorsque la comptabilité est tenue sur plusieurs applications et qu’il faut générer un fichier unique composite. De plus, ces travaux ne sont pas tracés informatiquement, ce qui ne permet pas de garantir que les fichiers respectent l’intégrité des informations présentes dans les systèmes comptables.

Conseil. À cet égard, l’utilisation d’un tableur de type Excel est à proscrire, d’autant qu’il génère souvent des fichiers textes au format non conforme. D’autres FEC présentent un format non conforme, ce qui arrive plus fréquemment qu’on le croit. Respectez la syntaxe, les formats de dates, renseignez bien les champs obligatoires.

Sur le fond du FEC. Vérifiez que les balances reconstituées par journaux à partir du FEC sont équilibrées. C’est notamment le cas lorsque des comptes de classe 8 ou 9 sont mouvementés par le débit ou le crédit d’autres de classe 1 à 7 (le FEC ne comprenant que les comptes de classe 1 à 7). Vérifiez que les journaux sont équilibrés par mois, que les champs sont bien renseignés et qu’il n’existe pas de trous de séquence dans les numérotations des écritures. Vérifiez bien que les dates sont cohérentes entre elles.

En pratique, le FEC va révéler le niveau de qualité comptable, qu’il résulte de paramétrages d’écritures automatiques (ERP) ou de saisies manuelles.

Sinon ? De lourdes conséquences...

Amende et majorations. L’article 1729 D du CGI sanctionne le défaut de présentation du FEC par une amende minimum de 5 000 € pour chaque FEC absent ou non conforme. Mais en cas de rectification, et si le montant est plus élevé, la sanction s’élève à 10 % des droits mis à la charge du contribuable !

Gare à la taxation d’office ! En cas de défaut de présentation des FEC, la procédure d’évaluation d’office peut être mise en œuvre, avec à la clé une majoration des droits rappelés de 100 %.

Attention ! En cas d’évaluation d’office, la charge de la preuve est inversée et incombe au contribuable, qui ne peut s’appuyer sur la comptabilité comme moyen de preuve, celle-ci ayant été rejetée.

Conseil. Les entreprises n’ont pas toujours conscience des risques qu’elles prennent en ne faisant pas le nécessaire pour produire ce fichier. Elles sous-estiment aussi parfois le volume et le temps de travail pour adapter leur système d’information. Dès que la constitution du FEC nécessite des traitements complexes, il importe de tracer et documenter les opérations, aux fins de justification éventuelle. Le FEC révélant la qualité de la saisie comptable, il est impératif de mettre en place une politique de saisie cohérente et homogène. Les champs obligatoires ne peuvent rester vides, sauf à risquer des questions ou des remises en cause de la part du vérificateur. Le rejet du FEC, suivi du rejet de la comptabilité pour force probante, aurait des conséquences significatives pour votre entreprise !