RH - 08.04.2019

La DAF impliquée dans la mise en place d’un nouveau SIRH

La couverture fonctionnelle des SIRH

Selon la taille de l’entreprise, la totalité ou une partie seulement des process et des fonctionnalités suivants sera couverte par le SIRH (progiciel qui automatise les tâches de la fonction RH et gère le circuit de l’information RH).

Pourquoi changer de SIRH ?

Les principales raisons d’un nouveau SIRH. Pendant longtemps (1980-2010), la gestion de la paie, le souhait de disposer de plus de temps pour les activités à forte valeur ajoutée ou simplement de retrouver l’historique de données internes étaient les arguments de la mise en place d’un SIRH en entreprise.

Aujourd’hui, l’entreprise doit faire face à l’évolution des métiers RH. De nouveaux acteurs SI proposent d’automatiser ces nouvelles fonctions :

• les nouvelles méthodes de sélection de candidats (simulation d’intégration de profils, sourcing, CVthèque, follow-up de candidatures, tests et mises en situation) ;
• la gestion de carrière (suivi de mobilité des collaborateurs, talent management) ;
• la formation (intégration de la loi relative à la « liberté de choisir son avenir professionnel ») ;
• ou encore la qualité de vie au travail, la santé des collaborateurs étant désormais fortement corrélée à leur performance individuelle.

La tendance est également à l’autonomie des salariés. Ils gèrent leur temps de travail et leurs activités eux-mêmes, sans intermédiaire.

Bon à savoir. Sont également évoqués, les souhaits d’optimisation du climat social et d’amélioration de la communication interne incitant les DRH à digitaliser leurs process RH, leur permettant de compenser un manque de personnel ou de prendre en compte plus rapidement les changements législatifs et réglementaires.

Les nécessités du changement de SIRH. Un nouveau périmètre ou de nouveaux besoins peuvent émerger d’un audit. Un ROI à revoir, une accessibilité à améliorer (notamment sur smartphone), un développement international, un souhait d’optimiser les process opérationnels, une meilleure prospective sur les ressources, compétences et talents, la nécessité de respecter la norme RGPD ainsi que les droits des salariés sont de bonnes raisons pour s’interroger sur l’intérêt, voire l’obligation, de changer d’outil.

Par ailleurs, dans ce domaine, les prestataires (comme les technologies) ont aussi évolué. Les entreprises pionnières sur le sujet dans les années 80 ont été contraintes de fortement customiser leurs solutions, mais la maintenance de telles customisations s’avère actuellement difficile, voire impossible à réaliser, contraignant leurs clients à changer de solutions.

Bon à savoir. Un SIRH est un outil qui sera bénéfique à l’entreprise au niveau humain, mais aussi en terme de sécurité, d’organisation et de productivité.

Quand s’impliquer ?

La méthode. Comme pour tout projet informatique, les phases suivantes vont être mises en place :

1. Diagnostic de l’existant ;
2. Expression des besoins ;
3. Établissement du cahier des charges ;
4. Lancement de l’appel d’offres dont les trois éléments essentiels seront alors définis : les critères d’exigence du choix (dont le budget), l’organisation de la consultation et la contractualisation.

Association de la DAF. Souvent intégrée uniquement au moment de la définition du budget et de l’appel d’offres, la direction administrative et financière doit être associée dès l’expression de besoins, en amont donc de l’élaboration du cahier des charges.

En faisant partie de l’équipe projet, la DAF prend connaissance de la future couverture fonctionnelle et peut participer à l’expression des besoins concernant la définition des tableaux de bord, dans la partie « Analyses RH ». Du reporting légal jusqu’à la mise en place d’un contrôle de gestion sociale, la DAF est un acteur déterminant.

Comment s’impliquer ?

Selon la couverture fonctionnelle du SIRH mise en place, votre expertise sera appréciée sur les sujets suivants :

• Sécurité. Quelle politique de gestion, de contrôle et de stockage des données l’entreprise va-t-elle adopter ? Le principal atout d’un SIRH est la fiabilité des données que vous analyserez pour établir des tableaux de bord cohérents, évolutifs et prospectifs. Par ailleurs, selon le modèle choisi (Saas ou ERP), la sauvegarde des données via un cloud évitera le stockage sur ordinateur ; ainsi, le contrôle et la protection seront renforcés.
• La réglementation RGPD qui concerne les données des clients, mais aussi celles des collaborateurs. Les RH, qui collectent des données personnelles sur les collaborateurs de l’entreprise, doivent les traiter de manière optimisée afin de démontrer aux salariés que l’entreprise respecte la législation sur la protection de leurs données personnelles (sur ce sujet, vous pouvez consulter le site de la CNIL : http://www.cnil.fr/fr/protection-des-donnees-les-bons-reflexes ).
• L’organisation et la productivité. Le rôle de la DAF sera également de pousser les acteurs à rationaliser, modifier les process, et proposer des schémas d’évolution positifs à l’entreprise.

Par exemple :

• en généralisant la dématérialisation des documents, vous intégrez le personnel dans une démarche RSE mais aussi centralisée et simplifiée ;
• en mettant en place un système international, il sera intéressant de voir l’impact sur la DSI, et la simplification des procédures de gestion des appels des collaborateurs.