Enregistrer le chiffre d’affaires d’une affaire en cours

Quels sont les impacts de ces affaires ? Plusieurs configurations peuvent se présenter :

1. vous avez facturé uniquement un acompte pour l’affaire sans la commencer ;
2. vous avez commencé cette affaire, mais n’avez pas encore facturé ;
3. vous avez facturé des factures d’avancement en pourcentage sur l’affaire, et il reste un solde à facturer l’année prochaine.

Techniquement, aucune de ces trois configurations ne devrait alimenter votre chiffre d’affaires. Reprenons ces trois points…

Un acompte

Un outil de financement du BFR. L’acompte est en fait un moyen de faire financer des achats que vous aurez à effectuer pour réaliser votre affaire. Clairement, il n’est qu’un outil de financement de votre besoin en fonds de roulement (BFR).

Comptablement, il devrait être visible dans le passif de votre bilan (compte 419) au niveau des dettes. En effet, tant que vous n’avez pas réalisé la prestation, vous êtes tenu de rembourser votre client. L’acompte est donc pour vous une dette à court terme que vous devez à votre client.

Conseil. La complexité apparaît lorsque vos factures émises sont systématiquement enregistrées en compte de vente (de classe 7). En l’état, votre résultat est augmenté de la valeur de cet acompte, ce qui est une erreur technique. Dans ce cas, pensez à rechercher dans vos comptes de chiffre d’affaires les factures concernées, pour les retraiter et les classer dans un compte d’attente.

Un encours

Régulateur de charges. L’encours a pour objectif de réguler vos charges, lesquelles comprennent une partie de chantier qui n’a pas de chiffre d’affaires équivalent enregistré.

La méthode de l’achèvement. En évaluant vos encours à leur coût de production, vous calculerez un chiffre qui neutralise les charges engagées sur l’exercice pour les reporter sur l’exercice qui constatera l’achèvement de l’affaire. Cette méthode, dite « de l’achèvement », permet d’enregistrer une marge sur une affaire sur l’exercice qui la conclut.

Exemple. Une affaire a coûté à l’entreprise 7 000 € (soit 100 heures à un coût de production de 45 € et 2 500 € de matières) en N. En N+1, elle est facturée 13 000 €, et son coût additionnel en N+1 est de 4 000 €. La marge constatée en N est de zéro (neutralisation par un encours de 7 000 €), et de 2 000 € en N+1 (13 000 € de CAHT - 4 000 € de coût enregistré - 7 000 € d’encours de l’année précédente).

Une facturation d’avancement

La technique de l’avancement. La méthode de l’avancement consiste à comptabiliser le chiffre d’affaires et le résultat au fur et à mesure de l’avancement des contrats, avec un degré de précision élevé.

Un avancement générateur de marge si… Pour que l’avancement soit effectivement générateur de marge sur un premier exercice, il est impératif d’avoir une comptabilité de gestion permettant de valider le pourcentage d’avancement et de réviser, au fur et à mesure de l’avancement, les estimations de charges, de produits et de résultat. Pour cela, votre entreprise doit pouvoir identifier clairement le montant total des produits du contrat et celui des coûts imputables au contrat. Le risque réel est de produire un résultat erroné sur deux exercices.Par conséquent, cette technique, qui consiste à estimer la marge finale de manière fiable, reste souvent peu à la portée de petites structures qui n’ont pas de système de suivi de gestion élaboré.