Frais de transport des salariés : une charge nouvelle !
Face aux nombreuses questions sur ce sujet, nous revenons sur les règles de prise en charge d’une partie des frais de transport des salariés pour se rendre à leur travail. Qu’en est-il réellement ?
Transports publics : obligatoire
Le principe posé par la loi: tout employeur, quels que soient ses effectifs et sa localisation géographique, doit prendre en charge une partie du prix des titres d'abonnement souscrits par le salarié pour ses déplacements entre sa résidence habituelle et son lieu de travail accomplis au moyen de transports publics de personnes (ou de services publics de location de vélos).
Et le salarié déjà remboursé ? S’il touche déjà des remboursements de frais pour ses déplacements domicile-travail qui dépassent la moitié du prix de son abonnement : aucun remboursement supplémentaire ne lui est dû !
Montant de cette prise en charge. Elle est égale (au moins) à 50 % du coût du titre d’abonnement pour le salarié (sur la base, pour les abonnements SNCF, des tarifs de 2e classe).
Précision. Cette prise en charge concerne le ou les titres de transport qui permettent au salarié d'accomplir le trajet de la résidence habituelle à son lieu de travail dans le temps le plus court.
À noter. Votre participation est exonérée de charges sociales et fiscales (art. 81, 19° ter a CGI) et son montant doit figurer sur le bulletin de paie.
Remboursement. Vous devez rembourser les titres dans les meilleurs délais et, au plus tard, à la fin du mois suivant celui pour lequel ils ont été validés. Pour les titres dont la période de validité est annuelle, la prise en charge est répartie mensuellement pendant la période d'utilisation.
Pour obtenir le remboursement (sauf stipulations conventionnelles différentes), le salarié doit vous remettre ou vous présenter les titres. Ces derniers doivent permettre d'identifier le titulaire et être conformes aux règles de validité définies par l’organisme émetteur.
Transports personnels : facultatif
Une faculté… Vous avez la possibilité de prendre en charge, dans les conditions définies ci-dessus pour les transports publics, tout ou partie des frais de carburant, ou d’alimentation de véhicules électriques, engagés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail par ceux de vos salariés dont la résidence habituelle ou le lieu de travail est situé en dehors de la région d'Ile-de-France et d'un périmètre de transports urbains ou pour lesquels l'utilisation d'un véhicule personnel est rendue indispensable par des conditions d'horaires de travail particuliers ne permettant pas d'emprunter un mode collectif de transport. Il revient à chaque salarié de vous fournir les éléments permettant de justifier de cette prise en charge.
Pas de cumul… Le bénéfice de cette prise en charge ne peut être cumulé avec celle prévue au titre des transports collectifs.
Mise en œuvre de cette prise en charge. Pour les entreprises soumises à l’obligation annuelle de négocier, cette mise en œuvre suppose un accord entre l'employeur et les représentants d'organisations syndicales représentatives dans l'entreprise ; pour les autres, par simple décision unilatérale de l'employeur après consultation du CE ou, à défaut, des DP s'il en existe.
La prime versée est exonérée de charges sociales et fiscales dans la limite de 200 € par an.
Égalité de traitement. Lorsque vous prenez en charge tout ou partie des frais engagés par vos salariés, vous devez impérativement en faire bénéficier, selon les mêmes modalités et en fonction de la distance entre le domicile et le lieu de travail, l'ensemble des salariés qui en remplit les conditions. Pour les salariés à temps partiel, cela se fait comme en matière de transports collectifs.
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