Des vrais stages pour de vrais stagiaires !

des prÉcautions pour L’ENGAGer

Vérifiez le quota de stagiaires. Le nombre de stagiaires présents en même temps au cours d’une même semaine est limité : si vous avez 30 salariés, ce devrait être 10 % de votre effectif et sinon 3 stagiaires au maximum (Décret à paraître) .

Conseil. Surveillez aussi la succession de stagiaires pour les mêmes tâches ! Il faut attendre 1/3 de la durée du 1^er  stage avant de reprendre un stagiaire, sauf si c’est le 1^er  stagiaire qui a écourté son stage.

Et de tuteurs. Vous devez aussi pouvoir affecter un tuteur à votre stagiaire : assurez-vous d’avoir un salarié disponible, sachant que le nombre de stagiaires pour un même tuteur est limité (Décret à paraître) .

Et pas d’affectation à un emploi réel ! En aucun cas, le stage ne doit correspondre à un emploi qui pourrait faire l’objet d’un contrat de travail, même en CDD. Vous risquez alors de voir le stage requalifié en contrat de travail, et le régime n’est pas du tout le même ! De plus, si elle est fondée, le stagiaire peut obtenir la requalification en 1 mois.

pour quelle durée ?

6 mois au plus   : c’est la durée maximale autorisée. Elle peut être continue, mais aussi répartie en plusieurs périodes sur la durée de l’année universitaire.

Par exemple si le stagiaire doit retourner suivre des cours à certains moments, seuls ses temps de présence seront décomptés pour vérifier la durée de 6 mois.

Sauf dérogation temporaire. Pour certains secteurs d’activité, la durée peut être plus longue. Mais ces dérogations ne devraient durer que pendant 2 ans, et s’appliquer restrictivement à des branches prévues limitativement par décret à paraître.

puis quelques formalités

Signez une convention de stage. C’est l’étudiant qui s’en occupe et vous la présente à la signature. Vérifiez seulement qu’elle comporte bien tous les éléments qui vous concernent.

À savoir. Pour les stages de plus de 2 mois, la convention doit désormais prévoir les conditions dans lesquelles le stagiaire bénéficiera d’autorisations d’absence ou de congés. Pour autant, à notre avis, cela ne veut pas dire qu’il doit avoir droit aux congés payés comme les salariés.

Et inscrivez-le sur le registre du personnel : un cadre spécifique sera désormais consacré aux stagiaires.

son statut pendant le stage

Les conditions d’emploi. Elles doivent être les mêmes que pour vos salariés : horaires, repos dans la semaine, durée maximale de travail, jours fériés, présence la nuit. De même pour les absences ou congés liés à la maternité, paternité ou adoption.

Conseil. Si le stage ne dépasse pas 2 mois, les conditions des autres autorisations d’absence ne sont pas prévues dans la convention de stage : vous déciderez alors au cas par cas.

Transport et repas. Vous devez désormais prendre en charge les frais de trajets stage-domicile comme pour vos salariés, peu importe la durée du stage.

Le stagiaire a aussi droit à la cantine ou aux Ticket-Restaurant s’ils existent.

À savoir. Le stagiaire n’est pas un salarié : il n’est donc pas pris en compte dans les effectifs de l’entreprise.

la gratification : stage de plus de 2 mois

Elle reste obligatoire si le stage dépasse 2 mois.

Attention ! C’est la durée totale qui est prise en compte, même si le stage est discontinu : vous devez ajouter toutes les périodes de présence du stagiaire au cours de l’année universitaire pour apprécier la durée de 2 mois.

Un montant minimum fixé par décret :

En pratique :

• si vous avez une convention collective de branche ou un accord professionnel étendu qui prévoit une gratification au moins égale : c’est le montant conventionnel que vous devez verser ;
• sinon, vous devez verser le montant minimum.

À savoir. Il était prévu que la rémunération minimale soit portée par décret à 13,75 % au 01.09.2014. Mais ce décret n’a pas encore été pris.

Modalités. Elle est due dès le 1^er  jour du stage, et vous devez la payer chaque mois et non pas à la fin du stage. Elle est mensualisée, c’est-à-dire identique quel que soit le nombre de jours ouvrés du mois. En revanche, elle sera augmentée ou diminuée si la durée du travail dans l’entreprise est différente de 151,67 h/mois ou si le stagiaire a été absent.

LA gratification : stage DE 2 mois AU PLUS

La gratification reste facultative. Sauf si elle a été fixée dans la convention de stage ou si votre CC le prévoit, elle n’est pas due. Mais elle reste possible, et vous en choisissez alors le montant.

Modalités. Vous n’avez pas l’obligation de la payer chaque mois, vous pouvez très bien la verser en une seule fois à la fin du stage.

Conseil. Si vous voulez être exonéré de cotisations en totalité, elle doit rester dans les limites applicables.

assiette Sécurité sociale

Une exonération limitée. Si vous avez bien signé la convention de stage , la gratification est exonérée, (part patronale et salariale des cotisations de Sécurité sociale, ainsi que taxes participations sur les salaires) dans la limite de 12,5 % du PHSS. Il s’agit du niveau actuel de la gratification minimale. Ce plafond horaire est appliqué au nombre d’heures effectuées par le stagiaire. Le supplément éventuel est soumis à cotisations dans les conditions habituelles, sachant que la réduction Fillon n’est pas applicable.

Avec la prise en compte de tous les avantages. L’appréciation du seuil se fait en intégrant les avantages en nature ou en espèces accordés au stagiaire, sauf s’ils sont exonérés du fait de leur conditions d’octroi ; par exemple, pour les repas :

• cantine : exonération si le stagiaire verse au moins 2,30 € par repas, sinon réintégration de la différence entre sa part et 2,30 € ;
• Ticket-Restaurant : part patronale exonérée jusqu’à 5,33 € si elle est comprise entre 50 et 60 % du titre.

Conseil. Les avantages ne sont pas déduits pour apprécier si la gratification minimale a été versée mais ils lui sont ajoutés pour la limite d’exonération. Des avantages non exonérés de par leur nature donneront donc automatiquement lieu à cotisations.

Chômage et retraites complémentaires   : pas de cotisations s’il s’agit d’un véritable stage, avec signature d’une convention de stage.

rÉgime fiscal

La gratification du stagiaire est maintenant exonérée d’impôt sur le revenu dans la limite du Smic annuel, contre 3 mois de Smic auparavant (CGI art. 81 bis modifié) . Cette règle est indépendante du versement de cotisations sociales. Et elle joue que le stagiaire soit imposable à titre personnel ou rattaché au foyer de ses parents.

Exemple de calcul d’assiette : gratification d’1 mois, sans absence ; 20 repas à la cantine, dont 2 € payés par le stagiaire et 3 € par l’employeur, et une carte-transport : 70 €.

Autres = chômage, AGS, retraites, impôt.