DéCLARATIONS OBLIGATOIRES - COTISATIONS - 23.02.2015

Déclaration sociale nominative : où en êtes-vous ?

Rappel des échéances

Jusqu’à la paie de mars 2015 déclarée en avril. Elle est facultative pour tout le monde. Vous pouvez la démarrer si vous le voulez, phase 1 ou 2.

À partir de la paie d’avril 2015 déclarée en mai. Elle est obligatoire si vous avez payé 2 millions ou plus de cotisations en 2013 ou si votre prestataire en a versé 10 millions, dont 1 pour votre entreprise.

Au début, vous avez le choix de faire votre DSN, même obligatoire, en phase 1 ou 2. Mais la phase 1 sera supprimée et la phase 2 obligatoire pour :

• paiement trimestriel des cotisations : la paie de juin 2015 déclarée en juillet ;
• paiement mensuel des cotisations : la paie d’août 2015 déclarée en septembre.

Paie de janvier 2016 déclarée en février. La DSN sera obligatoire pour tout le monde, en phase 3.

Les 2 phases de la DSN

Phase 1. Sont visées les déclarations suivantes :

• l’attestation à Pôle emploi ;
• l’attestation de salaire pour les IJSS (sauf AT) ;
• la déclaration ou enquête de main-d’œuvre ;
• la radiation aux organismes de prévoyance.

Phase 2. Sont ajoutées les déclarations suivantes :

• les BRC et le TR annuel ;
• l’attestation de salaire pour les IJSS AT ;
• le relevé des contrats d’intérim.

À savoir. La déclaration des effectifs sera mise en œuvre par la suite, au plus tard au 01.01.2017.

Signalement d’évènements

Certains évènements sont aussi déclarés par la DSN. Le délai de déclaration varie selon qu’il y a une incidence sur le salaire versé. La phase 2 intègre les AT ou maladies professionnelles.

Incidence sur le salaire versé : 5 jours. Ce sont les fins de contrats, les début et fin des accidents et maladies professionnels ou non, maternité, adoption, paternité et accueil de l’enfant si l’employeur n’applique pas la subrogation.

Attention à l’attestation ! Lorsque la DSN du mois est pour le 15 du mois suivant et qu’un évènement est survenu entre le 1^er et le 10 du mois, la déclaration du salaire du mois précédant l’évènement doit être faite en même temps que celle de l’évènement. Par exemple, si les salaires de janvier sont sur la DSN pour le 15.02 et qu’un salarié tombe malade, sans subrogation, le 03.02, l’employeur doit fournir la DSN du salaire de janvier du salarié pour le 08.02 et non pour le 15 (date de la DSN).

Pas d’incidence sur le salaire versé : avec la DSN du mois. Ce sont les arrêts de travail avec subrogation de l’employeur ou sans retenue en paie le mois de l’arrêt. De même pour les fins de contrat d’intérim, de CDD saisonnier ou d’usage sauf si le salarié demande application du délai de 5 jours.

Délai de transmission

En pratique, il y a en fait 2 DSN : la « DSN-paie », reflet de la paie de chaque mois et la « DSN-évènement » qui notifie l’évènement et comporte les éléments d’attestation de salaire le cas échéant.

La DSN-paie. La DSN retraçant la paie du mois est mensuelle et doit être fournie :

• le 5 si les cotisations sont mensuelles au 5 ;
• le 15 dans les autres cas.

La DSN-évènement. Son délai est celui de la déclaration de l’évènement comme détaillé ci-dessus, selon son incidence sur le salaire versé.

Attention ! La DSN doit être transmise même si aucune rémunération n’a été versée. Le délai qui expire un jour férié ou non ouvré est reporté au jour ouvrable suivant.

Conformité

L’organisme délivre un certificat de conformité à chaque déclaration. Sinon, l’employeur est informé des anomalies ou manques de la DSN. Ce certificat vaut reconnaissance pour l’employeur du fait qu’il a rempli ses obligations de déclaration.

En revanche, il n’empêche pas l’organisme de demander la rectification ultérieure de certaines informations sur les DSN des mois suivants.

Sanctions

Défaut de déclaration, retard, omissions ou inexactitude des éléments déclarés : 7,50 €/salarié et maximum 750 €/déclaration.

Défaut d’utilisation de la DSN seulement :

• si la DSN est obligatoire : 2,50 €/salarié, au plus 10 000 €/mois dans les entreprises de 2 000 salariés et plus et 750 €/mois dans les autres ;
• si la DSN est utilisée volontairement : 2,50 €/salarié.

Conseil. Si vous appliquez la DSN volontairement, sa non-utilisation, alors même qu’elle n’est pas obligatoire, est passible de sanction. Avant votre adhésion, vérifiez donc bien que vous pourrez l’utiliser sans problème chaque mois !