Contrôle fiscal : votre comptabilité est informatisée ?

Présentation de la comptabilité

Une présentation obligatoire... À l’occasion d’une vérification de comptabilité, votre entreprise est tenue de présenter à l’administration tous documents comptables, inventaires, copies de lettres, pièces de recettes et de dépenses de nature à justifier l’exactitude des résultats indiqués dans les déclarations fiscales (CGI art. 54) .

Sous forme dématérialisée... Jusqu’au 31.12.2013, les entreprises ayant une comptabilité informatisée avaient le choix de présenter leurs documents comptables en version papier ou en version numérique. Depuis le 01.01.2014, la présentation de la comptabilité sous forme dématérialisée à l’occasion d’un contrôle de l’administration fiscale est obligatoire.

Attention ! En cas d’impossibilité de transmettre un fichier dématérialisé de la comptabilité, vous pourriez être taxé d’office et risquez une amende de 1 500 € par exercice.

En pratique...

Une copie des fichiers. Lorsque la comptabilité de l’entreprise est tenue au moyen de systèmes informatisés, il est prévu que l’entreprise puisse satisfaire à cette obligation en remettant sous une forme dématérialisée une copie des fichiers des écritures comptables.

Sur quel support ? Une copie de ce fichier des écritures comptables (FEC) sera remise au vérificateur selon les modalités définies en accord avec lui. Tous les supports sont envisageables, qu’ils soient physiques ou électroniques (CD, DVD, clé USB, disque dur externe, serveur sécurisé de la DGFiP, etc.). Quelle que soit la modalité de remise du fichier, il devra être conforme aux normes fixées par l’article A 47 A-1 du LPF.

Quelles données ? Il est expressément prévu lorsque la comptabilité est tenue au moyen de systèmes informatisés, que le contrôle porte sur l’ensemble des informations, données et traitements informatiques qui concourent directement ou indirectement à la formation des résultats comptables ou fiscaux et à l’élaboration des déclarations rendues obligatoires par le Code général des impôts ainsi que sur la documentation relative aux analyses, à la programmation et à l’exécution des traitements (LPF art. L 13 et L 47 A) .

Lors de la première intervention. La copie des fichiers doit être remise au vérificateur lors de sa première intervention sur place. Par mesure de tempérament, pour les contrôles engagés sur 2014, la copie pourra être donnée au plus tard lors de la deuxième intervention.

Un traitement des données

Un contrôle plus efficace... L’administration peut ainsi procéder à tous les calculs afin de s’assurer que la copie de ces enregistrements est cohérente par rapport aux déclarations fiscales. Ce dispositif va renforcer l’efficacité des contrôles grâce à un logiciel développé par l’administration pour lire vos fichiers.

Conseil. Soyez donc prêt à pouvoir extraire de votre logiciel les seules données nécessaires !

Une information. Si l’administration envisage des rectifications fiscales sur la base des traitements réalisés, elle doit préciser dans sa proposition de rectifications, la nature des traitements informatiques réalisés (LPF art. L 57) .

Bon à savoir. L’administration procédera à la destruction de la copie du fichier que vous lui aurez remis avant la mise en recouvrement ou après l’envoi d’un avis d’absence de rectification.