RESSOURCES HUMAINES - MANAGEMENT - 28.09.2023

Contrôler l’usage du matériel informatique mis à la disposition des salariés ?

Une possibilité, un intérêt, des limites

Une utilité évidente. Comme évoqué en introduction, la mise à la disposition des salariés d’outils informatiques se justifie pleinement dans les entreprises, pour faciliter l’activité professionnelle des concernés, que ce soit au moyen d’un ordinateur portable, d’un accès au Web, d’un téléphone, etc., cette pratique tendant bien sûr à se développer à mesure que se développe aussi le télétravail. Et parce qu’il n’est pas aisé de demander que ces outils ne soient pas utilisés en dehors du temps de travail ou soient systématiquement laissés à poste dans les entreprises, la plupart d’entre elles reconnaissent la possibilité aux salariés d’utiliser ces outils informatiques à des fins privées.

Un contrôle possible. Cette tolérance ne s’applique toutefois généralement que dans la mesure où l’utilisation privée est raisonnable et n’affecte ni la sécurité des réseaux informatiques, ni le travail du salarié. Voilà pourquoi il est admis que l’entreprise puisse contrôler l’usage qui est fait, par le salarié, du matériel informatique et téléphonique professionnel mis à sa disposition. Un usage abusif pourrait faire l’objet de sanctions. Cela suppose toutefois d’informer au préalable les salariés sur la finalité des moyens de contrôle et la durée de conservation des données sauvegardées.

Une précaution. Non seulement il est conseillé de mettre en place une charte informatique et un règlement intérieur, afin d’établir les modalités et conditions d’usage de ces matériels et les éventuelles sanctions encourues en cas d’abus manifeste, mais il est aussi conseillé de prendre l’attache de votre conseil habituel pour valider ces modalités d’usage et de contrôle au regard du règlement général sur la protection des données (RGPD).

Des cas concrets de contrôle possible

Le contrôle du contenu des ordinateurs. Par principe, les fichiers enregistrés sur les ordinateurs professionnels mis à la disposition de salariés sont présumés professionnels : un contrôle par l’entreprise est donc possible, sauf si un fichier est identifié nommément comme étant personnel (dans ce cas, l’employeur ne peut y accéder qu’en présence du salarié ou après l’avoir appelé, ou si un risque est avéré).

Le contrôle des connexions Internet. Par principe, la connexion Internet utilisée pendant les horaires de travail est présumée l’être à titre professionnel : l’entreprise peut donc contrôler librement les connexions Internet d’un collaborateur, en dehors de sa présence.

Le contrôle des courriels. Par principe, les courriels adressés ou reçus par le salarié à l’aide de l’outil informatique mis à sa disposition pour les besoins de son travail sont présumés avoir un caractère professionnel : leur contrôle est donc là encore possible, même pour les courriels privés qui ne sont pas clairement identifiés comme tels (sauf si le salarié utilise sa messagerie personnelle pour des échanges de courriels à caractère privé).

Le contrôle des téléphones portables. L’employeur peut contrôler le relevé des communications téléphoniques fourni par l’opérateur de l’entreprise et visant un téléphone portable professionnel mis à la disposition d’un salarié. De même, les SMS envoyés ou reçus par un salarié au moyen du téléphone mis à sa disposition pour les besoins de son travail sont présumés avoir un caractère professionnel.