Frais de déplacement : à justifier pour pouvoir les déduire

Les règles de déduction des charges…

Détermination du résultat fiscal. Pour rappel, le bénéfice (ou le déficit) est calculé en soustrayant du chiffre d’affaires imposable les charges liées à l’exploitation qui sont par nature déductibles. Pour déterminer le résultat fiscal, il faudra réintégrer les charges non admises en déduction sur le plan fiscal et déduire les produits qui ne sont pas imposables.

Conditions de déduction. Par principe, les frais généraux sont déductibles du résultat imposable d’une entreprise. Pour cela, ils doivent néanmoins remplir certaines conditions.

Sur le fond. Ils doivent se traduire par une diminution de l’actif net de l’entreprise (ce qui distingue les frais généraux des immobilisations, qui sont déductibles de manière échelonnée dans le temps par la voie d’un amortissement) et se rattacher à une gestion normale de l’activité, c.-à-d. être notamment exposés dans l’intérêt de l’exploitation. A contrario, des dépenses engagées dans l’intérêt direct et exclusif d’un tiers à l’entreprise, d’un salarié ou d’un dirigeant ne seront pas déductibles.

Sur la forme. Ces frais doivent être régulièrement comptabilisés et appuyés de pièces justificatives suffisantes, de manière à justifier que ces dépenses engagées par l’entreprise le sont dans l’intérêt de l’activité et dans le cadre professionnel.

Des déductions interdites. Certaines charges ne sont pas déductibles, comme les pénalités et amendes, l’impôt sur les sociétés, une fraction de l’amortissement des véhicules de tourisme, les dépenses dites « somptuaires » (charges engagées pour l’exercice de la chasse ou de la pêche, dépenses liées à la mise à disposition de yachts et de résidences d’agrément, etc.).

… appliquées aux frais de déplacement

Pour les frais de déplacement. Les dépenses liées aux déplacements professionnels et engagées par les salariés ou dirigeants, telles que les frais de voyage, de déplacement, de restauration, etc. constituent des charges déductibles des résultats imposables, qu’elles soient prises directement en charge par l’entreprise ou que celle-ci les rembourse aux personnes qui en ont fait l’avance.

À justifier ! Pour que ces dépenses soient déductibles, il est toujours impératif de les justifier par la production de factures ou de toutes autres pièces justificatives qui seront autant d’éléments établissant et détaillant la réalité, le montant et la nature professionnelle du déplacement.

Conseil. Précisez sur les factures la nature professionnelle de la charge (prospection commerciale, visites de chantier, etc.). Détaillez les notes de frais et mentionnez les noms de vos invités sur les factures d’hôtel et de restaurant.

Une tolérance administrative. En l’absence de justification, l’administration fiscale se montre toutefois tolérante. En effet, elle précise que la déduction des frais de voyage, de réception et de représentation des chefs d’entreprise ne doit pas être refusée systématiquement au seul motif que le montant de ces frais n’est pas justifié par la production de documents justificatifs, lorsque les sommes comptabilisées au titre de ces frais correspondent effectivement à des dépenses d’ordre professionnel et ne sont pas excessives eu égard à la nature et à l’importance de l’exploitation, ainsi qu’à toutes autres circonstances propres à chaque cas particulier (BOI-BIC-CHG-10‑20‑20) .