Déduction des charges : quand ?

En plus des conditions de déduction…

Une diminution d’actif net. Pour être déductibles, les charges engagées doivent se traduire par une diminution de l’actif net de l’entreprise. Il faut donc les distinguer des immobilisations qui, elles, se traduisent par l’entrée d’un nouvel élément à l’actif de son bilan.

Dans l’intérêt de l’entreprise. Rappelons que vous êtes libre de votre gestion : les dépenses engagées pour le bon fonctionnement de l’entreprise constituent, en principe, des charges déductibles.

Cependant, il faut que ces dépenses aient été engagées dans son intérêt propre et qu’elles correspondent à une gestion normale.

A contrario, ne constituent donc pas des dépenses déductibles des dépenses payées par la société mais qui, finalement, profitent au dirigeant : honoraires d’avocats relatifs à un litige d’ordre privé, frais de voyages non professionnels, factures de téléphone du conjoint du dirigeant… Dans tous ces cas, nous sommes en présence de dépenses non engagées dans l’intérêt de l’entreprise.

Assortie de pièces justificatives. Votre comptabilité doit être appuyée de pièces justificatives destinées à permettre le contrôle de la réalité des frais engagés. La pièce justificative, par excellence, c’est la facture. N’oubliez pas qu’elle demeure le premier moyen de contrôle de l’administration fiscale : une facture ne comportant aucun libellé ou mentionnant un libellé inexact, une facture au nom du gérant ou d’une autre société du gérant… attireront inévitablement l’attention d’un agent qui vérifiera les conditions de déduction de la dépense en question.

Se pose la question de la date

Le principe : Les charges doivent être rattachées, et donc déduites, de l’exercice au cours duquel elles ont été engagées. Le Conseil d’État a confirmé, à de multiples reprises, l’application de ce principe, même dans le cas où les charges en question ne produisent leurs effets qu’au cours de l’exercice suivant.

Une dette certaine ? Une dépense sera considérée comme engagée à partir du moment où elle aura acquis le caractère d’une dette certaine dans son principe et son montant. La date effective de paiement de la facture est, par conséquent, sans incidence sur l’exercice de rattachement de la charge. Ainsi, une charge engagée au cours d’un exercice N mais payée au cours de l’exercice N+1 doit malgré tout être rattachée à l’exercice N.

Une charge constatée d’avance ? À l’inverse, une charge enregistrée et payée au cours de l'exercice, mais dont la fourniture du bien ou du service doit intervenir au cours de l'exercice suivant doit être soustraite des charges de l’exercice : il s’agit d’une charge constatée d’avance qui doit être extournée des charges déductibles de l'exercice de paiement pour être rattachée à celui au cours duquel le bien sera livré ou la prestation consommée.

Une charge à payer : selon le même principe, si une charge a été engagée au cours d’un exercice mais que vous n’avez pas encore reçu la facture correspondante, il vous faudra enregistrer une écriture de « charge à payer » afin de la rattacher à cet exercice (exercice au cours duquel elle est devenue certaine dans son principe et son montant).