Optimiser le coût d’une voiture de fonction… possible ?
Vous mettez à la disposition d’un salarié une voiture pour ses déplacements professionnels. Conscient du coût induit par ce véhicule de fonction, vous ne souhaitez pas, en plus, déclarer un avantage en nature. Comment faire ?
Distinguer la voiture de fonction…
Une allocation pour frais d’emploi. La mise à disposition d’un véhicule par l’entreprise au salarié constitue, pour ce dernier, et à raison de l’usage professionnel qu’il en fait, une allocation pour frais d’emploi en nature : cette allocation, en principe exonérée d’impôt sur le revenu pour le salarié, constitue pour l’entreprise une charge de personnel normalement déductible.
Et un avantage en nature. Si votre salarié utilise aussi cette voiture à des fins privées, il s’agira d’un avantage en nature, imposable à son niveau à l’impôt sur le revenu, et déductible pour l’entreprise.
À évaluer. Le montant de cet avantage en nature est déterminé selon les mêmes modalités qu’en matière de cotisations de sécurité sociale. Ainsi, quel que soit le niveau de rémunération du salarié, il est calculé sur la base des dépenses réellement engagées ou, sur option de votre part, de façon forfaitaire.
En fonction des dépenses réelles. Vous pouvez évaluer l’avantage en nature en retenant les dépenses réelles, au prorata du kilométrage effectué à titre privé : ces dépenses comprennent, pour l’essentiel, l’amortissement, l’assurance, les frais d’entretien et, le cas échéant, de carburant.
Ou d’un forfait. Vous pouvez aussi évaluer cet avantage en retenant un forfait : 9 % du coût d’achat (ou 6 % si le véhicule a plus de cinq ans) ou 30 % du coût annuel de la location. Ce forfait sera majoré si vous prenez en charge le carburant : il passe alors à 12 % du coût d’achat (ou 9 % si le véhicule a plus de cinq ans) ou 40 % du coût annuel de la location.
… qui a un coût…
Certes déductible. Comme nous l’avons signalé, l’avantage en nature sera effectivement déductible pour l’entreprise, au titre des charges de personnel.
Cependant, l’entreprisedevra acquitter les charges patronales comme s’il s’agissait d’un salaire. En outre, cet avantage en nature entrera dans la base de calcul des taxes assises sur les salaires (formation continue, taxe d’apprentis-sage, participation à l’effort de construction notamment).
… de la voiture de service
Échapper à l’avantage en nature ? Même s’il est déductible, l’avantage en nature entraîne un coût supplémentaire pour l’entreprise. Vous pouvez donc décider de ne pas en octroyer. Cependant, il faut alors veiller à ce que le salarié n’utilise pas le véhicule à titre privé (puisqu’ il n’y a d’avantage en nature qu’à proportion de cette utilisation privée).
En formalisant une interdiction expresse. Vous devez, dans ce cas, formaliser une interdiction d’utiliser la voiture à des fins privées (notamment pendant le week-end et les vacances). Prenez soin de le faire au moyen d’une note de service consultable par tous dans l’entreprise. Une réponse ministérielle a précisé que cette interdiction devait être réelle et effectivement respectée par le salarié pour que l’absence d’avantage en nature soit acquise (rép. Marini, Sénat, du 09.12.04, question n° 11067). Il ne s’agit là que d’une présomption simple qui pourra, le cas échéant, être contestée en cas de contrôle : une surveillance de cette interdiction s’impose donc dans tous les cas.
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