Frais généraux : bien les déduire pour éviter un contrôle

Des frais généraux déductibles si...

Une charge immédiate. Par principe, une charge d’exploitation sera déduite des résultats de l’exercice au cours duquel elle a été engagée.

L’intérêt de l’exploitation. Les dépenses et frais généraux engagés au cours de l’exercice, pour assurer le fonctionnement normal de l’entreprise, constituent, par principe, des charges déductibles. Mais cette déduction suppose que la dépense soit engagée dans l’intérêt de l’exploitation et corresponde à une gestion normale de l’entreprise.

Une charge justifiée. Enfin, il est impératif de produire toutes les pièces justificatives destinées à contrôler la réalité des frais engagés.

Des frais surveillés de près par le fisc

Alors même que toutes les conditions requises pour les déduire du résultat sont respectées, l’administration porte une attention particulière à certains frais.

Un relevé des frais généraux. Parce que ces frais font l’objet d’une surveillance particulière, ils doivent justement faire l’objet d’une déclaration spécifique à joindre à la déclaration de résultat. Il s’agit du relevé des frais généraux.

Quels frais ? Sont concernés les rémunérations des cinq ou dix personnes les mieux rémunérées de l’entreprise, leurs frais de voyage et de déplacement, les dépenses afférentes aux véhicules et biens dont ces personnes se servent, les cadeaux de toute nature (sauf ceux conçus pour la publicité dont la valeur unitaire ne dépasse pas 65 € TTC par bénéficiaire) et les frais de réception.

Une obligation si... Vous devez compléter ce relevé si les dépenses visées atteignent : 300 000 € ou 150 000 € pour les rémunérations ou 50 000 € au moins pour l’une d’entre elles, 15 000 € pour les frais de voyage et de déplacements, 30 000 € pour les dépenses de véhicules, 3 000 € pour les cadeaux et 6 100 € pour les frais de réception.

Conseil. Veillez à bien établir cette déclaration mais également à pouvoir justifier encore plus précisément lesdits frais en cas de contrôle.

Et des frais non déductibles...

Des dépenses « somptuaires »… Les dépenses de toute nature ayant trait à l’exercice de la chasse ou à l’exercice non professionnel de la pêche, les charges résultant de l’achat ou de la location de résidences d’agrément ou de yachts, qualifiées par la loi de somptuaires, sont expressément exclues des charges déductibles de l’entreprise. Si vous invitez un client à une partie de chasse, la dépense correspondante ne sera pas déductible.

Des immobilisations... Les dépenses qui ont pour contrepartie l’entrée d’un nouvel élément à l’actif du bilan, destiné à rester durablement dans l’entreprise, ne peuvent pas être comprises dans les frais généraux immédiatement déductibles du résultat, mais doivent donner lieu à la déduction d’un amortissement pour tenir compte de leur dépréciation du fait du temps ou de l’usage.

Sauf si... En ce qui concerne les biens de faible valeur, l’administration admet leur inscription en frais généraux, pour autant que des conditions précises soient respectées. Sont concernés les matériels et outillages, le petit outillage à main, les matériels et mobiliers de bureau, ainsi que les logiciels. Ils doivent être inscrits en frais généraux et posséder une valeur unitaire qui n’excède pas 500 € hors taxes.