RÉGLEMENTATION PROFESSIONNELLE - SYNDIC DE COPROPRIÉTÉ - 26.05.2015

Archives de la copropriété et rémunération du syndic

Conservation des archives

Mission du syndic. Parmi les tâches incombant à un syndic, il lui revient d’assurer sous sa responsabilité la conservation des archives d’une copropriété, au sens de la réglementation (cf. notice).

Rémunération du syndic. En vertu de l’article 33 du décret du 17.03.1967, la « conservation et la gestion des archives sont comprises dans la mission ordinaire du syndic » . À ce titre, un syndic ne peut prétendre à une rémunération spécifique. La bonne tenue des archives relève de ses prestations dites de « gestion courante » (cf. arrêté Novelli), et sont « incluses » dans son « forfait » annuel (Décret du 26.03.2015) .

Conseil. Si l’arrêté Novelli a pu notamment prêter à discussion, il n’y a pas lieu, à notre avis, de faire de distinction selon la nature des archives (archives dites « utiles » ou « dormantes »).

Externalisation des archives

Un encadrement. À la suite de la loi Alur, un syndic doit en passer par un vote de l’assemblée générale (AG) pour confier la gestion d’archives à un prestataire spécialisé (extérieur), aux frais du syndicat des copropriétaires – SDC. Cette décision « spéciale » doit être adoptée à la majorité de l’article 25 de la loi de 1965, c’est à dire à la majorité des voix de tous les copropriétaires. Un second vote est toutefois possible à la majorité simple de l’article 24 (par la « passerelle » de l’article 25-1).

Conseil. Il paraît sage d’en passer par deux votes séparés en AG (décision d’externaliser, choix du prestataire pour le contrat d’archivage).

Rémunération du syndic. Si une AG décide d’externaliser la gestion d’archives, cette décision « ne peut donner lieu à aucune rémunération complémentaire » au profit du syndic. Pour un contrat conclu ou renouvelé après le 01.07.2015, un syndic doit en outre tenir compte de nouvelles règles. Le décret du 26.03.2015 précise en effet qu’un syndic sera tenu de revoir à la baisse le montant de sa rémunération forfaitaire annuelle (hors taxes), pour le cas où une AG déciderait d’externaliser les archives. Le contrat (type) de syndic à régulariser en AG doit à ce titre préciser d’emblée la manière dont le montant du forfait sera « imputé » (sic).

Conseil. Une option est « offerte » : le contrat peut prévoir que le montant du forfait sera « imputé » d’une somme forfaitaire (à définir), ou de la somme TTC « effectivement facturée » au SDC par le futur prestataire (sur justificatif).

Transmission des archives

En cas de changement de syndic. L’ancien syndic est alors tenu de remettre à son successeur, sous un mois à compter de la cessation de ses fonctions, l’ensemble des archives du SDC. Un bordereau récapitulatif des pièces est exigé, dont une copie doit être remise au conseil syndical.

Rémunération. L’ancien syndic ne peut prétendre à une rémunération spécifique pour la transmission des archives, ou le bordereau. Ces tâches relèvent aussi des prestations de gestion courante, incluses dans le forfait annuel.

Conseil. Un ancien syndic doit veiller à ce que le nécessaire soit fait en temps utile pour les archives, même si elles sont externalisées. Il ne saurait en outre, sans motif légitime, retenir des documents d’une copropriété, sous peine d’engager sa responsabilité (Cass. 3e civ. 10.12.2013) .

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