Donnez une couleur spécifique à vos mails entrants

Dans Outlook

Par défaut, Outlook met légèrement en évidence les mails entrants non lus : ils s’affichent en bleu et en gras. Cependant, vous pouvez aussi donner une couleur distincte à des mails entrants, p.ex. tous les messages de votre patron, pour qu’ils ressortent vraiment.

Cela se fait via la mise en forme conditionnelle. Allez dans votre Boîte de réception Outlook et cliquez, dans la barre de menu du haut, sur Affichage , puis sur le bouton Paramètres d’affichage et ensuite sur Mise en forme conditionnelle . Cliquez sur Ajouter pour créer une nouvelle règle de mise en forme. Donnez un nom à celle-ci, choisissez une police (p.ex. gras et rouge) et définissez une Condition . Dans celle-ci, vous déterminez p.ex. que la règle s’applique automatiquement à tous les mails provenant de mon.patron@votreentreprise.com . Tous les messages de votre patron s’afficheront alors en rouge dans votre boîte de réception.

Vous pouvez ainsi donner une couleur propre à différents expéditeurs, mais aussi définir d’autres règles de mise en forme utiles. De la même manière, vous pouvez p.ex. faire ressortir les messages confidentiels avec une couleur spécifique ( Condition  ; Avancées  ; Champ  ; Tous les champs de courrier  ; Sensibilité  ; égal à  ; Confidentiel ). Vous pouvez également p.ex. faire en sorte que les mails dans lesquels vous n’êtes qu’en CC ressortent moins, en choisissant l’argenté comme couleur de police et, comme condition, Messages  ; Moi-même  ; une de plusieurs personnes sur la ligne CC . Vous pouvez afficher en jaune les demandes de réunion auxquelles vous n’avez pas encore répondu ( Condition  ; Avancées  ; Champ  ; Tous les champs de rendez-vous  ; Statut de la réunion  ; égal à  ; Pas encore répondu ). Ainsi, toutes les demandes de réunion entrantes sont immédiatement visibles, et vous n’oublierez pas d’y répondre.

Et dans Gmail ?

Outlook n’est pas le seul outil de messagerie électronique qui vous permet d’attribuer des couleurs. Dans Gmail p.ex., vous pouvez aussi vous servir de couleurs pour distinguer plus clairement des mails entrants. Pour ce faire, vous devez d’abord créer des libellés.

Dans la version en ligne de Gmail, un aperçu de tous les libellés existants vous est proposé dans le bas de la colonne de gauche. Vous pouvez en créer un nouveau via le bouton «+» et le nommer directement. Quand vous laissez le pointeur de la souris sur ce libellé, vous pouvez cliquer sur les trois points et attribuer une couleur au libellé.

Vous pouvez ensuite attribuer automatiquement ce libellé, et donc une couleur, à un mail, en créant une commande de filtre. Allez dans le champ de recherche du haut et faites un clic droit sur le bouton Afficher les options de recherche . Définissez à présent votre recherche en indiquant un expéditeur ( De ) et/ou un sujet ( Objet ). Cliquez ensuite sur Créer un filtre , cochez l’option Appliquer le libellé et choisissez le libellé souhaité. Celui-ci (avec la couleur correspondante) sera alors appliqué à tous les nouveaux mails répondant aux conditions du filtre. Si vous voulez que le filtre s’applique aussi à des mails reçus précédemment, cochez l’option Appliquer également ce filtre à … conversation correspondante avant de créer le filtre.

Vous pouvez continuer à gérer les filtres via la roue dentelée en haut à droite de la page Web de Gmail : choisissez Voir tous les paramètres , puis Filtres et adresses bloquées .