Le règlement intérieur contraint l’employeur à motiver la convocation à l’entretien préalable au licenciement

Contenu du règlement intérieur

Échelle des sanctions et droits de la défense. Les entreprises d’au moins 50 salariés ont l’obligation d’établir, par écrit, un règlement intérieur (RI) qui fixe les règles générales et permanentes relatives à la discipline, notamment la nature et l’échelle des sanctions que peut prendre l’employeur. Le RI doit également rappeler les dispositions relatives aux droits de la défense des salariés définis par la loi ou par la convention collective (C. trav. art. L 1311-2, L 1321-1, 3° et L 1321-2, 1°) . L’employeur doit donc y mentionner la procédure disciplinaire légale et celle prévue par la convention collective applicable dans l’entreprise, si c’est le cas.

Procédure disciplinaire prévue par le RI. Le RI de l’entreprise peut aussi prévoir une procédure disciplinaire plus protectrice des droits de la défense, qui ajoute des garanties supplémentaires pour le salarié. L’employeur doit respecter ces garanties, à défaut, les conséquences peuvent être lourdes pour l’entreprise. La Cour de cassation juge que l’irrégularité commise dans le déroulement de la procédure disciplinaire prévue par une disposition conventionnelle ou un règlement intérieur est assimilée à la violation d’une garantie de fond et rend le licenciement sans cause réelle et sérieuse seulement si elle a privé le salarié de droits de sa défense ou bien si elle est susceptible d’avoir exercé une influence sur la décision finale de licenciement par l’employeur (Cass. soc. 8‑9‑2021 n° 19-15039) .

Non-respect de la procédure instituée par le RI

Illustration. Une salariée licenciée pour faute grave a contesté devant le juge prud’homal la validité de son licenciement car le RI de l’employeur prévoyait que lorsque celui-ci envisage de prendre une sanction à l’encontre d’un salarié, il doit, dans un premier temps, le convoquer à un entretien préalable par lettre recommandée ou remise en main propre en l’informant des griefs tenus contre lui. L’employeur avait convoqué la salariée à l’entretien préalable en lui précisant dans la lettre de convocation « qu’il lui était fait grief de faits graves commis dans l’exercice de ses fonctions l’amenant à envisager à son égard une sanction pouvant aller jusqu’à un licenciement pour faute grave ».

Une garantie de fond. En appel, les juges ont déclaré que les dispositions du RI renforçaient les droits de la défense du salarié en lui permettant de connaître les motifs de la sanction envisagée préalablement à l’entretien préalable. Il s’agissait d’une condition de fond dont la méconnaissance rendait le licenciement sans cause réelle et sérieuse. Cependant, ils ont validé le licenciement pour faute grave car l’employeur, qui n’était pas contraint par le RI de détailler le grief, a respecté les conditions de fond du RI lequel renvoie, pour le détail des faits à l’appui du grief, à l’entretien préalable qui a eu lieu ultérieurement.

Non-respect = privation de droits de la défense du salarié. Mais la Cour de cassation ne partage pas l’analyse des juges et a censuré leur décision. Dès lors que le RI de l’entreprise imposait à l’employeur d’informer la salariée dans la lettre de convocation à l’entretien préalable des griefs retenus contre elle, les juges auraient dû rechercher si la seule mention dans la lettre de convocation de faits particulièrement graves non détaillés, même sommairement, n’avait pas privé la salariée de la possibilité de préparer utilement sa défense lors de l’entretien préalable. Cette simple mention ne répondait pas aux dispositions du RI (Cass. soc.,13‑9‑2023, n° 21-25830) . L’affaire a été renvoyée devant une autre cour d’appel pour être rejugée.