Vos remboursements de frais : à déclarer ?

Une allocation forfaitaire...

Imposable... En tant que dirigeant, vous devez prendre en charge des dépenses spéciales liées à l’activité de l’entreprise. Vous êtes ainsi amené à faire l’avance des frais relatifs à des invitations professionnelles, des cadeaux offerts dans le cadre des relations professionnelles ou des frais liés aux déplacements nécessités par vos fonctions. Ces frais peuvent vous être remboursés par la société de manière forfaitaire ou pour leur montant réel. Mais si le remboursement vous est fait sous la forme d’allocations forfaitaires, les sommes reçues sont imposables à l’impôt sur le revenu avec les autres éléments de votre rémunération.

Bon à savoir. Si vous exercez dans la société une activité salariée distincte de vos fonctions de direction et pour laquelle vous percevez une rémunération spécifique, les allocations forfaitaires peuvent alors être exonérées comme pour les autres salariés.

... sauf pour les frais de voiture. Les remboursements des frais d’utilisation de votre véhicule calculés sur la base du barème kilométrique de l’administration n’ont pas un caractère forfaitaire. Ils sont assimilés à un remboursement réel et ne sont donc pas imposables. Toutefois, pour que le remboursement soit exonéré d’impôt, le nombre de kms parcourus à titre professionnel doit pouvoir être justifié grâce à l’indication des dates, lieux et identités des clients rencontrés.

Conseil. Il est donc fortement recommandé de tenir un relevé détaillé et précis de vos déplacements puisque des remboursements non justifiés pourraient, le cas échéant, être considérés comme un supplément de rémunération imposable.

Le remboursement réel

Exonéré d’impôt... Le remboursement, pour leur montant réel, des frais spéciaux que vous avez engagés pour le compte de l’entreprise est exonéré d’impôt. Il s’agit des frais occasionnés par l’exercice même de l’activité professionnelle et exposés dans l’intérêt de l’entreprise.

À noter. Ne sont pas concernées les dépenses professionnelles courantes (déplacement du domicile au lieu de travail, frais de repas sur le lieu de travail) pour lesquelles les remboursements éventuels par l’entreprise sont ajoutés à la rémunération imposable. Ces dépenses sont ensuite déduites dans le cadre de la déduction forfaitaire de 10 % ou pour leur valeur réelle si vous renoncez à la déduction forfaitaire.

... à certaines conditions. Les remboursements de frais réels ne sont exonérés que s’ils sont appuyés de justifications précises (factures, notes, tickets de caisse) et s’il est clairement démontré que les frais en cause ont été engagés dans l’intérêt de l’entreprise.

Attention ! Les remboursements basés sur des indications imprécises ou des pièces comportant un chiffre global seraient considérés comme forfaitaires à inclure dans la rémunération imposable. Chaque justificatif doit mentionner précisément l’objet de la dépense ou du déplacement. Sera ainsi noté, par exemple, le nom de la personne invitée sur la facture de restaurant.

Conseil. Vos notes de frais, bien que regroupant toutes les dépenses du mois, doivent donc faire état de la nature de chaque dépense ou déplacement et un justificatif de paiement doit être joint en annexe pour appuyer le remboursement des dépenses.