Frais domicile-travail : que payer, et à qui ?
La règle de base
La prise en charge par l’employeur dépend du transport utilisé par le salarié (C. trav. art L 3261-2 s.) :
- transports publics : participation obligatoire de 50 % à l’abonnement ;
- véhicule personnel : participation facultative aux frais de carburant (ou électricité) par une prime de transport et/ou un remboursement des kilomètres au titre des frais professionnels.
Conseil. Ces 2 possibilités ne sont pas cumulatives ! Vous appliquez l’une ou l’autre selon la situation du salarié. La première question à étudier est donc le mode de transport utilisé par le salarié.
Les transports publics
Quels transports ? Ce sont les bus, métro, tram, train, etc., mais aussi le service public de location de vélo mis en place dans certaines villes.
Conseil. Qu’en est-il du service public de location de voitures électriques ? Il n’est pas prévu expressément par la loi et à notre connaissance, aucune réponse administrative n’est intervenue. À notre avis, n’étant pas un transport public collectif il n’entre pas dans ce cadre en l’absence de texte exprès.
Sur abonnement uniquement. Vous n’avez pas à rembourser les tickets unitaires de transport, même achetés en carnet. Un salarié ne prenant pas d’abonnement n’a pas droit à la prise en charge.
À savoir. Pour le train, la réservation éventuelle n’est pas prise en compte, même obligatoire (ex. TGV), (Rép. AN n° 60263, JO 19.01.2010, p. 660) .
Pour quel trajet ? Tout trajet du domicile au lieu de travail, même si le salarié a choisi d’habiter loin pour convenance personnelle (Cass. soc. 12.12.2012 n° 11-25.089) . Il s’agit du trajet le plus rapide en temps, même si ce choix allonge la distance parcourue et donc le prix de l’abonnement (Circ. DSS 28.01.2009) . Si le salarié a plusieurs lieux de travail rattachés à votre entreprise, vous devez prendre en compte les différents trajets nécessaires.
À savoir. Si le salarié prend un abonnement qui couvre des déplacements plus larges que celui nécessaire à son trajet de travail, vous n’avez pas à rembourser la zone supplémentaire.
La participation obligatoire. Si les conditions ci-dessus sont respectées, vous devez prendre en charge 50 % du prix de l’abonnement en 2e classe.
Sauf si ! Vous prenez déjà en charge autrement les frais de transports :
- par une indemnité de transport au moins égale aux 50 % de l’abonnement (C. trav. art. R 3261-8) ;
- par l’organisation du transport des salariés (Circ. DSS 28.01.2009) .
Conseil. Le remboursement d’un abonnement n’est donc pas le seul moyen de remplir votre obligation. En pratique, selon la localisation de l’entreprise ou ses particularités, ou la volonté d’éviter l’administratif lié aux remboursements, c’est à vous d’étudier l’intérêt de mettre en place une autre solution.
Le remboursement se fait au plus tard à la fin du mois suivant l’utilisation du titre. Un abonnement annuel est remboursé par 1/12 chaque mois.
Régime social
La participation obligatoire. Elle est exonérée de toutes les cotisations, taxes et participations sur les salaires, de CSG et CRDS (Circ. DSS 28.01.2009) . Elle se cumule avec un abattement spécifique pour frais professionnels.
La prise en charge au-delà de 50 %. L’exonération n’est automatique que jusqu’à 50 %. Si vous versez plus, la différence peut être exonérée, dans la limite des frais engagés, mais au titre des frais professionnels « classiques », ce qui exclut :
- l’application d’un abattement spécifique pour frais ;
- le choix d’un domicile éloigné sans contrainte.
Attention ! Si un abattement spécifique pour frais professionnel est appliqué, vous devrez donc ajouter la prise en charge qui dépasse 50 % à l’assiette des cotisations, mais pas à celle de la CSG/CRDS.
Prise en charge d’un abonnement plus large. Si vous prenez en charge 50 % d’un abonnement pour une zone plus large que nécessaire, le supplément de coût n’est pas exonéré : le caractère professionnel du déplacement n’est pas rempli dans ce cas.
Régime fiscal
La participation de 50 % à l’abonnement n’est pas soumise à impôt, même en cas d’application d’un abattement spécifique pour frais. Mais si votre salarié a choisi de déclarer ses frais réels :
- soit il intègre votre participation dans son revenu imposable et déduit au réel ses frais ;
- soit il ne l’intègre pas mais ne peut pas déduire au réel les frais domicile-travail.
transport individuel
Une prime de transport facultative. Si les salariés ne peuvent pas bénéficier de la prise en charge des transports publics, l’employeur peut verser une prime qui couvre une partie des frais de carburant (essence, électricité).
Pour des cas limités. Elle ne peut être versée qu’aux salariés (C. trav. art. L 3261-3) :
- habitant hors Île-de-France et hors périmètre de transports urbains ;
- ou ne disposant pas de transports en commun, ou dont les horaires empêchent leur utilisation.
À savoir. La prime de transport ne concerne donc pas les salariés qui ne prennent pas les transports en commun par choix. En sont aussi exclus ceux ayant une voiture de fonction avec prise en charge des carburants, ou qui n’ont pas de frais, du fait du lieu de leur domicile, ou si l’employeur assure le transport.
Mise en place. Il faut un accord collectif, sauf absence d’obligation de négocier sur les salaires, où une décision unilatérale après consultation des représentants du personnel suffit. Elle est versée à tous les salariés qui remplissent les conditions.
Régime social et fiscal. Sauf application d’un abattement spécifique pour frais professionnels, la prime de transport est exonérée de toutes les cotisations et charges sur salaire, CSG et CRDS, mais aussi d’impôt (sauf option pour la déduction des frais réels), dans la limite de 200 €/an.
Si vous versez plus, ou complétez par des indemnités kilométriques, le surplus peut être exonéré de cotisations, mais au titre des frais professionnels classiques, dans la limite des dépenses réelles.
À savoir. En social et fiscal, pas de cumul donc, avec l’abattement spécifique pour frais, contrairement au remboursement lié aux transports publics.
| Salariés à temps partiel ou à employeurs multiples |
| Qu’il s’agisse de la participation aux transports publics ou de la prime de transport, s’ils travaillent au moins 50 % du temps plein, ils ont droit au même remboursement qu’à temps plein. S’ils travaillent moins, leur remboursement est de :prise en charge à temps plein x durée du travail du salarié / 50 % du temps plein. |
Des indemnités kilométriques ? Vous pouvez rembourser au salarié qui utilise sa voiture pour aller travailler des indemnités kilométriques. Il s’agit du régime classique des frais professionnels :
- caractère professionnel : c’est le cas ici, sauf si le salarié habite loin sans contrainte familiale ou d’emploi (différent donc du régime des transports publics et de la prime de transport) ;
- limitation aux dépenses réellement engagées ;
- non-cumul avec un abattement spécifique pour frais professionnels ;
- le salarié qui n’utilise pas les transports publics par choix n’est remboursé que dans la limite du tarif de transport public le moins cher.
Régime. Elles sont exonérées de cotisations sans justification des dépenses si elles ne dépassent pas le barème administratif. Elles sont en revanche soumises à impôt puisque déjà couvertes par l’abattement général de 10 % pour frais.
Bulletin de paie
Le remboursement transport public et la prime de transport figurent sur le bulletin, hors assiette des cotisations. Ils n’ont pas à être dans le net fiscal mais devront être indiqués dans les remboursements de frais de la DADS. Les indemnités kilométriques exonérées seront sur le bulletin hors cotisations, mais intégrées au net fiscal. Les remboursements non exonérés sont traités comme du salaire.
| Justificatifs |
| Dans tous les cas, des justificatifs sont nécessaires, pour le versement des sommes mais aussi en cas de demande de l’Urssaf ou des impôts. Transports publics : copie de l’abonnement, et pour le vélo où ne figure pas de nom, une déclaration sur l’honneur. Prime de transport : photocopie de la carte grise et justification de la nécessité d’utiliser son véhicule. Indemnités kilométriques : véhicule utilisé avec sa puissance fiscale, distance du domicile et nombre de trajets/mois. |
Élargir la recherche : Mémento Paie n° 9132 s.
Créez votre profil pour accéder à cette alerte et beaucoup d'autres encore !