Dirigeant : la gestion de vos frais de déplacement 2014

Des frais payés par la société...

Des frais déductibles de son résultat... Les rais de voyage, de déplacement, ou de restauration sont déductibles, pour autant qu’ils soient effectivement assortis de justifications suffisantes et exposés dans l’intérêt de l’exploitation.

... s’ils sont justifiés. Il est impératif d’être en mesure de justifier ces dépenses, et de s’assurer de leur caractère effectivement professionnel, au moyen de notes de frais explicatives, assorties de toutes les pièces justificatives nécessaires.

Et la TVA ?

Sur les frais de restaurant... La TVA est normalement récupérable par la société.

Sur les dépenses d’hébergement... À l’inverse, la TVA grevant des dépenses de logement ne sera pas récupérable, sauf si la dépense est engagée au bénéfice de tiers à l’entreprise.

Sur les frais de déplacement... La TVA sur les frais de transport (avion, train, taxi, location de voiture) engagés à l’occasion de déplacements professionnels n’est en principe pas déductible. S’agissant des frais de carburants, la TVA sur l’essence n’est pas déductible. Pour le gazole et le superéthanol E85, la déductibilité de la TVA dépend du type de véhicule utilisé. Elle est ainsi récupérable à hauteur de 80 % pour les véhicules de tourisme (VP) et de 100 %, s’il s’agit d’un véhicule utilitaire (VU). La TVA sur le GPL et le GNV est enfin intégralement déductible, quel que soit le type de véhicule (VP ou VU). Enfin, la TVA acquittée lors de déplacements professionnels pour stationner dans un parking n’est déductible que s’il s’agit d’un VU. La TVA sur les frais de péage est quant à elle récupérable dans tous les cas.

Et pour vous, dirigeant ?

Un remboursement de frais non imposable. Si, en tant que dirigeant, vous utilisez votre véhicule personnel pour effectuer des déplacements professionnels, engagez des dépenses de restaurant, etc., vous pouvez obtenir de la société de vous faire rembourser les frais ainsi engagés.

À certaines conditions. Ces remboursements ne seront normalement pas imposables s’ils sont utilisés conformément à leur objet, si les dépenses correspondantes ne sont pas elles-mêmes déduites du revenu imposable, et à condition qu’ils correspondent aux frais réellement engagés.

Bon à savoir. Pour procéder au remboursement des frais kilométriques, il est courant d’utiliser le barème fiscal. Malgré son caractère forfaitaire, ce mode de calcul est assimilé à un remboursement de frais réels, et donc non imposable.

Des frais déductibles de vos revenus ? Votre impôt sur le revenu tient compte de vos frais professionnels au travers de la déduction de 10 %. Si vous renoncez à cette déduction et si vous utilisez également votre véhicule personnel pour vous rendre sur votre lieu de travail, les frais engagés à ce titre sont alors déductibles, dans la limite de 40 km par jour. Les frais de déplacement pendant les horaires de travail sont aussi déductibles s’ils ne vous sont pas déjà remboursés par la société. Pourront également être déduits les éventuels frais de double résidence. Enfin, s’agissant des frais de nourriture, ils constituent des dépenses d’ordre personnel, non déductibles. Toutefois, les frais supplémentaires de repas pris sur le lieu de travail sont déductibles, dans certaines limites, et dans l’hypothèse où il n’est pas possible de rejoindre le domicile pour se restaurer.