Se préparer à recevoir des factures électroniques

Rappel. La facturation sous forme électronique dans le cadre des relations entre assujettis à la TVA (« e-invoicing ») sera obligatoire à compter du 1‑7‑2024 pour les grandes entreprises (entreprises de plus de 5 000 personnes, soit moins de 5 000 personnes et dont le CA annuel et le total de bilan dépassent les seuils respectifs de 1 500 M€ et 2 000 M€). Les entreprises de taille intermédiaire et les PME y seront respectivement tenues à compter du 1‑1‑2025 et du 1‑1‑2026. Notez toutefois que le Gouvernement a annoncé vouloir reporter l’entrée en vigueur de ce dispositif sans plus de précision (communiqué de presse n° 1073 du 28-7-2023) .

Pouvoir réceptionner des factures électroniques

À compter du 1‑7‑2024. À partir du moment où les grandes entreprises auront l’obligation de vous adresser leurs factures sous forme électronique à compter du 1‑7‑2024, vous devrez en conséquence être en mesure de les réceptionner à compter de cette même date.

Choisir une plateforme intermédiaire. Pour cela, vous devrez choisir une plateforme intermédiaire avant le 1‑7‑2024. Il pourra s’agir soit du portail public de facturation Chorus Pro (servant actuellement pour les opérations avec l’État ou les collectivités locales), soit d’une plateforme de dématérialisation partenaire immatriculée par l’administration fiscale (PDP). Dans ce dernier cas, c’est votre PDP qui se chargera de faire connaître à l’administration votre choix de plateforme pour la réception de vos factures. Les noms des premiers partenaires de l’administration seront publiés au cours de ce second semestre 2023 sur https://www.impots.gouv.fr .

Conseil.  Recensez le matériel disponible dans votre entreprise pour la facturation : ordinateurs, tablettes, smartphones, connexion wifi, ADSL, etc. L’investissement, ou non, dans un équipement spécifique dépendra des outils que vous avez déjà, de la nature des opérations que vous réalisez et du nombre d’opérations que vous effectuez.

En pratique

Notification de réception des factures fournisseurs. À la réception d’une facture d’un de vos fournisseurs, si vous avez choisi le portail public de facturation, celui-ci vous adressera une notification par mail vous invitant à vous connecter sur son site Internet pour la consulter. Si vous avez fait le choix d’une PDP, vous serez informé et accéderez à la facture reçue selon les modalités établies au contrat que vous aurez passé avec cette plateforme.

Consultation des factures fournisseurs reçues. Pour consulter vos factures, vous devrez donc vous connecter à la plateforme choisie. Si vous utilisez le portail public de facturation, la facture sera disponible et consultable sur son site Internet. Vous pourrez, si vous le souhaitez, télécharger cette facture. Les factures reçues et leurs pièces jointes seront conservées par le portail public pendant une durée de 10 ans. Si vous utilisez une PDP, vous devrez examiner l’offre de services que cette plateforme vous propose.

À noter. Vous pourrez toujours refuser une facture si elle ne correspond pas aux termes du contrat ou qu’elle comporte des erreurs, action à réaliser directement sur le site de votre plateforme. Le fournisseur en sera également informé.

Suivi de la facture. Le suivi des factures sera facilité par l’accès, sur votre plateforme, aux « statuts » de la facture qui indiqueront à quelle étape en est une facture dans le circuit de transmission.