DÉPENSES D’ACTIVITÉ - FRAIS D’ENTREPRISE - 26.11.2020

Remboursement de frais d’entreprise : contrôle de l’Urssaf

Quand le contexte sanitaire le permettra, vous souhaitez offrir une ou deux fois par an des repas à votre équipe commerciale pour renforcer sa cohésion. Ces frais pourront-ils être exonérés des cotisations au titre des frais d’entreprise sans risque de redressement ?

Remboursement de frais d’entreprise

Caractéristiques des frais d’entreprise. Les frais d’entreprise correspondent à des charges d’exploitation de l’entreprise qui doivent être engagées par le salarié, à titre exceptionnel et dans l’intérêt de l’entreprise et ne doivent pas découler de l’exercice normal de l’activité du salarié, mais relever de l’activité de l’entreprise (http://www.urssaf.fr ; circ. DSS 2003-07 du 07.01.2003) .

Exemples. Sont des frais d’entreprise p.ex. les dépenses du salarié pour l’achat ou l’entretien de matériel pour le compte de l’entreprise, ne correspondant pas à l’exercice de la profession du salarié, pour l’achat de cadeaux offerts à la clientèle en vue de la promotion de l’entreprise ou des frais de repas d’affaires (sans abus manifeste).

Exonération des cotisations. Les frais d’entreprise sont, en principe, exonérés des cotisations sociales, mais les conditions de cette exonération varient en fonction de la nature des frais qui doivent être justifiés par l’employeur : p.ex. pour les frais d’achat de matériel et de cadeaux, vous devez fournir les factures justifiant des dépenses réellement engagées par le salarié ; pour les frais de repas d’affaires, vous devez produire les pièces comptables attestant la réalité du repas d’affaires, de la qualité des personnes y ayant participé et du montant de la dépense.

Contrôle des frais par l’Urssaf

Caractère exceptionnel de soirées d’équipes. Une société a contesté son redressement par l’Urssaf portant sur l’exonération des cotisations sociales de dépenses de soirées d’équipes. La société organisait trois fois par an, dans chacun de ses magasins, des soirées consistant en des repas dans un restaurant ou en une soirée bowling ou karting, pour tous les salariés d’un même service, en dehors du temps de travail. Le budget de ces soirées était de 30 € par salarié pris en charge directement par la société, les excédents étant payés par les salariés. Ces soirées n’étaient pas obligatoires et les conjoints n’y étaient pas conviés. Pour la société, ces dépenses étaient des frais d’entreprise. Mais pour l’Urssaf, la régularité de ces repas ne permettait pas de les considérer comme exceptionnels, donc de les qualifier de frais d’entreprise.

Des frais d’entreprise exonérés des cotisations. Pour la Cour de cassation, le remboursement par la société de ces frais de repas étaient des frais d’entreprise, exclus de l’assiette des cotisations sociales ; elle a précisé que le caractère exceptionnel des frais d’entreprise n’induit pas nécessairement une irrégularité. Ces frais engagés par les salariés avaient un caractère exceptionnel car ils n’avaient lieu que trois fois par an, ils étaient engagés dans l’intérêt de l’entreprise et sortaient du cadre de l’exercice normal de leur activité. Ces repas, excluant les conjoints, étaient un moment d’échange pour renforcer la cohésion des collaborateurs d’un même service et favoriser une réflexion sur leurs méthodes de travail. Le redressement n’était pas fondé (Cass. 2e civ. 08.10.2020 n° 19-16898) .

Pas d’ingérence dans la politique commerciale de l’entreprise. Les juges du fond ont précisé que pour apprécier la nature des frais d’entreprise, notamment de cadeaux offerts à la clientèle, l’Urssaf ne peut pas s’immiscer dans la politique commerciale décidée par le dirigeant, même malheureuse avec peu ou pas de retombées économiques, et même si ce dirigeant fait appel à des filiales de son groupe. Mais pour prétendre à l’exonération de cotisations, le dirigeant doit justifier du nom des bénéficiaires des cadeaux, mais aussi de leur qualité au sein d’entreprises tierces (clientes actuelles ou potentielles) (CA Paris 05.06.2020 n° 16/07499) .

Les dépenses de repas ou de soirées organisés une à deux fois par an pour les salariés d’un même service afin de renforcer la cohésion d’équipe, prises en charge par l’employeur, peuvent être exonérées de cotisations sociales au titre de frais d’entreprise si vous démontrez qu’elles sont engagées dans l’intérêt de l’entreprise et ne découlent pas de l’exercice normal de la profession du salarié.

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